Viele Leute können sich häufig nicht gut verabschieden und auch bei der Arbeit gibt es oft keine Ausnahmen. Manchmal ist man traurig, wenn Mitarbeiter gehen, weil sie talentiert sind und man sich persönlich um sie gekümmert hat. Manchmal ist man aber vielleicht auch erleichtert, dass sie weiterziehen. So oder so, es ist wichtig, diese Übergänge mit Sorgfalt zu behandeln. Ein Austrittsgespräch kann eine gute Möglichkeit sein, die Beziehung an der bestmöglichen Stelle zu belassen.
Was ist ein Austrittsgespräch?
Während die Besonderheiten zwischen Unternehmen, Branchen und Jobtypen stark variieren, umfasst eine grundlegende Definition eines Austrittsinterviews jede Aktivität, die es einem Unternehmen ermöglicht, vor seiner Abreise Informationen mit jemandem auszutauschen.
Einige gängige Methoden, um ein Mitarbeiteraustrittsgespräch durchzuführen, sind unter anderem:
- Einzelgespräch: Aufgrund der hohen Bedeutung von Exit-Interviews ist diese Methode die ideale und häufigste. Ein persönliches Gespräch gibt dem Interviewer die Möglichkeit, nützliche Folgefragen zu stellen. Ebenso kann er ein Verständnis dafür gewinnen, wie die Mitarbeiter über das Unternehmen denken und die Beziehung idealerweise so positiv wie möglich zu gestalten.
- Umfrage: Wenn Ihr Unternehmen viele Zeitarbeitskräfte oder Saisonarbeiter hat, die in einem Massenexodus gehen, ist eine Online-Umfrage vielleicht der beste Weg, um Mitarbeiteraustrittsgespräche durchzuführen. Obwohl diese Methode sicherlich weniger persönlich ist, ist sie besser, als überhaupt keine Austrittsgespräche durchzuführen.
HR-Profi im Gespräch mit einem Mitarbeiter
Was ist der Zweck eines Austrittsgesprächs?
Ein Austrittsgespräch bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, Feedback über die Erfahrungen eines Mitarbeiters einzuholen. Das Sammeln von Feedback kann Unternehmen helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und zukünftige Umsätze zu reduzieren.
Welche Vorteile hat die Durchführung von Austrittsgesprächen?
Gerade in Anbetracht der relativ geringen Investition (30 Minuten bis zu einer Stunde), gibt es viele Vorteile bei der Durchführung von Austrittsgesprächen:
- Echtes Feedback: Wie bereits erwähnt, ist der offensichtlichste Zweck von Austrittsgesprächen das Geben von Feedback. Hoffentlich fühlen sich die Mitarbeiter sicher, wenn sie während ihres gesamten Arbeitsverhältnisses Feedback geben, ohne dass dies ihre Arbeitsplätze negativ beeinflusst. Aber das Tolle an einem ausscheidenden Mitarbeiter ist, dass er nicht viel zu verlieren hat, wenn er seine Meinung sagt. Also, stellen Sie auch schwierige Fragen.
- Einvernehmliche Trennung: Ob Ihr Mitarbeiter wegen seiner oder Ihrer Wahl ausscheidet, es sind immer noch Menschen, die Respekt verdienen. Ein Austrittsgespräch kann vielleicht nicht jede nicht zufriedenstellende Erfahrung korrigieren, aber es kann sicherlich helfen.
- Beschäftigungsnachbereitung: Ein Exit-Interview ist der perfekte Ort, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter alle noch bestehenden Verpflichtungen wie Geräterückgaben, Wettbewerbsverbote, Vereinbarungen über geistiges Eigentum usw. in Erinnerung behalten.
- F&A: Vielleicht sind Sie auch nicht der Einzige mit Fragen. Ihr Mitarbeiter hat vielleicht ein paar Dinge, die er gerne beantwortet hätte.
- Private Belüftung: Menschen müssen gehört werden. Wenn Ihr Mitarbeiter nicht die Möglichkeit hat, Feedback zu geben, bevor er geht, kann es sein, dass er danach sein Feedback öffentlich macht. Das kann bedeuten, dass sie ihre Erfahrung durch Mundpropaganda verbreiten oder eine vernichtende Review hinterlassen. Sie werden viel besser dran sein, wenn Sie Mitarbeitern helfen können, Dinge von der Brust zu bekommen, bevor sie aus der Tür gehen.
Tipps für das Austrittgespräch:
Es kann schwierig sein, genau zu wissen, wie man ein Austrittsgespräch führt. Da jedes Austrittsgespräch anders ist, gibt es pauschal keine Tipps. Jedoch können wir einige Best Practices für Austrittsgespräche anbieten:
- Planen Sie das Meeting und kommunizieren Sie den Zweck. Der letzte Tag eines Mitarbeiters ist in der Regel der beste Zeitpunkt, um ein Austrittsgespräch zu führen. Tatsächlich ist es sogar die beste Zeit, da es das Allerletzte ist, was Sie tun, bevor der Mitarbeiter geht. Es sollte weit vor dem letzten Tag geplant werden, damit Ihr Mitarbeiter sich vorbereiten kann. Sie sollten auch eine Agenda für genau das, was Sie besprechen werden, geben, damit der Mitarbeiter weiß, dass Sie die Bedeutung von Austrittsgesprächen verstehen.
- Lassen Sie das Gespräch von jemand anderem als dem direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters führen. Selbst die besten Manager haben Verbesserungspotenziale. Ihr Mitarbeiter fühlt sich möglicherweise nicht ganz wohl und gibt offenes, ehrliches Feedback über all seine Erfahrungen an jemanden, der wahrscheinlich sehr an diesen Erfahrungen beteiligt war.
- Förderung der Offenheit durch Stärkung der Vertraulichkeit: Auch wenn er geht, wird Ihr Mitarbeiter wahrscheinlich Komfort in der Vertraulichkeit finden. Schließlich kehren Mitarbeiter zurück, arbeiten oft mit ehemaligen Kollegen zusammen und können sogar um eine Empfehlung von einem Vorgesetzten in Ihrem Unternehmen bitten. Sie sollten sich sicher sein, Feedback zu geben, ohne in Zukunft etwas zu gefährden.
- Umreißen Sie geeignete Fragen. Anstatt das Meeting schnell hinter sich zu bringen und Ihre Intuition das Gespräch leiten zu lassen, nehmen Sie sich im Voraus die Zeit, die spezifischen Fragen zu skizzieren. Wenn Sie über die spezifischen Umstände des Mitarbeiters Bescheid wissen, lassen sich Fragen gezielter stellen.
- Äußern Sie Begeisterung und Unterstützung für ihre neue Chance. Es ist ein Jammer, wenn Arbeitnehmer gehen, aber wenn Sie sich um Mitarbeiter kümmern, sollten Sie sich freuen, dass sie neue Herausforderungen annehmen. Geben Sie ggf. an, wie sehr Sie und das Unternehmen die Beiträge zu schätzen wissen. Und wie begeistert Sie für seine neue Reise sind.
- Implementieren Sie das Feedback. Dies ist vielleicht der wichtigste Tipp von allen. Die Informationen, die Sie in Austrittsinterviews sammeln, werden nichts nützen, wenn Sie nichts damit machen. Nutzen Sie den vollen Wert von Austrittsgesprächen, indem Sie das Feedback sorgfältig aufzeichnen und umsetzen. Natürlich erfordert nicht jedes Feedback Maßnahmen, aber wenn Sie Muster oder große Probleme bemerken, erstellen Sie einen Plan, um etwas zu verändern.
Vorsichtsmaßnahmen beim Beenden des Interviews:
Wie bei vielen HR-Aufgaben sollten Austrittsgespräche sorgfältig angegangen werden. Selbst Mitarbeiter, die Sie als mit gutem Willen verlassen, können nach jeder Gelegenheit suchen, ein wenig Schmutz zu sammeln. Da es wahrscheinlich die letzte Interaktion ist, die Ihre Mitarbeiter haben, ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass Sie mit einer positiven Note enden.
- Bleib positiv: Es kann einfach sein, eine defensive Haltung einzunehmen, wenn jemand viel Feedback oder Kritik gibt. Ihr Unternehmen möchte das Feedback und das Austrittsgespräch ist nicht der richtige Ort, um Kritik zu widerlegen. Sagen Sie Ihrem Champion der inneren Debatte, dass er eine Mittagspause einlegen und zuhören soll. Versuchen Sie, das Gespräch an einen konstruktiven Ort zu lenken, indem Sie nach Details suchen, die Ihnen helfen, wirkungsvolle Veränderungen vorzunehmen.
- Nicht zu viel teilen: Besonders wenn Sie mit dem ausscheidenden Mitarbeiter befreundet sind, kann es verlockend sein, auf das Feedback zum Austrittsgespräch mit ein paar Insiderinformationen zu reagieren. (z.B. „Unter uns, du bist nicht die Einzige, die dieses Verhalten von ihr berichtet.“) Es ist wichtig, dass Sie die Linie gehen und beim Austrittsgespräch nichts verpassen, was ein rechtliches Risiko für das Unternehmen darstellen könnte.
- Erzwingen Sie nichts: Möglicherweise haben Sie Mitarbeiter, die kein Austrittsgespräch führen wollen. Schade für sie, aber zwingen Sie sie nicht dazu. Es hinterlässt einen sauren Geschmack im Mund und führt wahrscheinlich nicht zu etwas Produktivem.
Fazit
Bevor Ihre Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, stellen Sie sicher, dass Sie alles getan haben, um von ihm zu lernen und die Beziehung an einem freundschaftlichen Ort zu verlassen. Bei sorgfältiger Durchführung bieten Austrittsgespräche viele Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihren ausscheidenden Mitarbeiter. Wenn nichts anderes möglich ist, bietet es die Möglichkeit, alle letzten To-Dos abzuschließen und sich zu verabschieden.
