Das Vorstellungsgespräch – ein Leitfaden für Arbeitgeber

Für das Vorstellungsgespräch sollten immer beide Parteien vorbereitet sein / Unsplash: Rawpixel

Neue Mitarbeiter können maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen. Voraussetzung dafür ist ein gut vorbereitetes Vorstellungsgespräch. Dafür ist es wichtig, geeignete Fragen auszuwählen, sowie die richtige Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, einen Gesprächsleitfaden zu entwickeln, der Sie und Ihren Bewerber gezielt durch das Gespräch führt.

Das Vorstellungsgespräch vorbereiten

Vor dem Gespräch gibt es aus organisatorischer Sicht noch bestimmte Dinge zu klären. Um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen, sollten Sie frühzeitig festlegen, wo das Vorstellungsgespräch stattfindet. Lüften Sie den Raum gut und stellen Sie Getränke und ein paar Kekse bereit. Das signalisiert Gastfreundschaft.
Legen Sie im nächsten Schritt fest, wer alles beim Vorstellungsgespräch mit am Tisch sitzt. Es sollte aber zuvor geklärt werden, wer das Gespräch führt und in welchen Reihenfolge die anderen Teilnehmer weitere Fragen stellen dürfen. Denn Uneinigkeiten sorgen nicht nur beim Kandidaten für Verwirrung, sondern auch bei den Fragenden. Haben Sie eine klare Vorstellung davon, wie lange das Gespräch dauern soll.

Die 5 Phasen im Vorstellungsgespräch

Ein Bewerbungsgespräch kann durchaus bis zu zwei Stunden dauern. Im Normalfall sind es jedoch ca. 30 bis 60 Minuten, woraus sich der durchschnittliche Gesprächsleitfaden von 45 Minuten ergibt.

1. Smalltalk

Der erste Eindruck kann schon viel entscheiden. Wichtig ist, dass sich der Bewerber nicht wie ein lästiger Besucher fühlt, sondern wie ein potenzieller Mitarbeiter. Sorgen Sie dafür, dass der Kandidat den Weg zum richtigen Raum für das Gespräch findet, indem Sie z.B. dem Pförtner Bescheid geben oder jemanden beauftragen, den Bewerber abzuholen. Wird der Bewerber freundlich in Empfang genommen, kann er schon Rückschlüsse auf das Betriebsklima ziehen. Dasselbe gilt auch für die Begrüßung. Ein kurzer Smalltalk in fünf Minuten lockert die Stimmung. Je mehr Sie schon über den Bewerber wissen, desto weniger wirkt das Gespräch wie ein Pflichttermin.

2. Den Bewerber kennen lernen

Nach dem Warmwerden wollen Sie nun mehr über den Kandidaten erfahren. Nutzen Sie in 15 Minuten Fragen wie: Erzählen Sie etwas über sich. Warum haben Sie sich hier beworben? Warum möchten Sie diesen Job? / Was können Sie, was andere nicht können? Warum sollten wir Sie einstellen? Auf diese Fragen ist Ihr Bewerber im besten Fall vorbereitet, sodass er vorerst das Reden übernimmt. Als Arbeitgeber punkten Sie nun, indem Sie dem Bewerber auf Augenhöhe begegnen, sodass das Gespräch nicht wie ein Verhör klingt. Versuchen Sie auch, ihm die Nervosität zu nehmen, indem Sie ihm über Blackouts hinweghelfen. Sie selbst dürfen auch zugeben, dass sie ein wenig aufgeregt sind. Das beweist Menschlichkeit und Größe. Achten Sie zusätzlich auf Ihre Körpersprache. Sitzen Sie entspannt, ohne nervös mit dem Kugelschreiber zu klicken oder an der Kleidung zu zupfen. Eine unentspannte Atmosphäre wird gerne vom Kandidaten als Desinteresse oder herablassende Haltung wahrgenommen.

3. Das Unternehmen vorstellen

Nachdem der Bewerber mit seiner Vorstellung fertig ist, sind Sie dran. In ungefähr zehn Minuten können Sie kurz die Geschichte des Unternehmens erzählen und anschließend auf die Anforderungen und Arbeitsabläufe eingehen. Dabei wollen Bewerber oft wissen, warum die Stelle vakant ist, ob es einen Vorgänger gab, was Sie von der Besetzung erwarten. Aber auch wie groß das Team ist oder welchen Hintergrund der Chef hat. Extratipp: Sind mehrere Gesprächsteilnehmer anwesend, achten Sie darauf, dass Sie sich während des Gesprächs nicht ins Wort fallen, uneinig und unfreundlich sind. Das kann die Glaubwürdigkeit und Authentizität bröckeln lassen.

4. Rückfragen beantworten

Nun ist der Bewerber noch einmal zehn Minuten an der Reihe. Die Qualität seiner Rückfragen gibt Auskunft darüber, wie gut er sich vorerst über das Unternehmen informiert und auf das Gespräch vorbereitet hat. Weichen Sie cleveren Fragen nicht aus, sondern versuchen Sie, eine Antwort zu finden. Clevere Fragen zeigen, dass Sie einen smarten Kandidaten ausgewählt haben, der es ernst meint. Selbstverständlich gibt es auch dumme oder unnötige Fragen. Weisen Sie den Bewerber freundlich darauf hin, dass er gerne noch einmal auf der Website des Unternehmens über das Thema nachlesen kann.

5. Das Gespräch beenden

Bevor es zu einer förmlichen Verabschiedung kommt, stellen Sie sicher, dass der Kandidat weiß, wie es nun weitergeht. Gibt es eine zweite Bewerbungsrunde? Wann kann der Bewerber mit einer Antwort rechnen? Wer ist/bleibt der Ansprechpartner? Je besser Sie vorbereitet sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Bewerber, ob eingestellt oder abgelehnt, im Nachhinein positiv über Sie sprechen wird.

Das Vorstellungsgespräch nachbereiten

Lief das Vorstellungsgespräch gut, geht es nun an die Bewerberauswahl. Dabei verfahren Sie natürlich nach Ihrem bewährten Muster. Achten Sie nicht nur auf die Kriterien, die für die Besetzung der Stelle notwendig sind, sondern auch auf solche, die die Kandidaten offenkundig oder im Subtext des Gesprächs haben durchblicken lassen. Häufiges Nachfragen offenbart Wünsche und Prioritäten des Bewerbers. Dazu zählen Faktoren wie: Werte und Erfahrung des Bewerbers, die Übereinstimmung mit der Unternehmenesphilosophie, Arbeitsweise und Reaktionen auf Arbeitszeiten, Förderoptionen und Gehalt. Damit können Sie das Arbeitimage mit der Realität abgleichen.
Wichtig: Halten auch Sie, was Sie im Vorstellungsgespräch zusagen, auch ein. Dazu zählen Rückmeldefristen, Zugeständnisse bei Arbeitszeiten, Gehalt etc. Das zeigt dem Bewerber, wie zuverlässig der Arbeitgeber ist.