Wie Automatisierung und Digitalisierung Arbeitsprozesse im HR-Bereich optimieren können

Automatisierung und Digitalisierung sind aus vielen Lebensbereichen nicht mehr wegzudenken und schreiten mit hoher Geschwindigkeit voran. Insbesondere Unternehmen haben den immer schneller werdenden technischen Fortschritt für sich zu nutzen gewusst und dabei enorme Produktivitätsgewinne erzielt.

Automatisierung und Digitalisierung als Motor für effektives Arbeiten

Innerhalb kurzer Zeit hat sich der Trend zu möglichst weitgehender Automatisierung von Prozessen in allen Unternehmensbereichen manifestiert, so auch im HR-Bereich. Durch die technischen Fortschritte ist es selbst bei bislang als mühsam, langwierig und kompliziert erlebten Prozessen gelungen, eine deutliche Beschleunigung bei gleichzeitiger Qualitätsverbesserung zu erzielen. Insbesondere die Digitalisierung hat sich als wesentlicher Treiber dieser Entwicklung erwiesen und Prozesse nachhaltig verändert.

Prozessautomatisierung im HR-Bereich – Entlastung im Alltag

Mitarbeiter im Personalbereich haben eine Vielzahl wiederkehrender administrativer Aufgaben zu erledigen, so zum Beispiel die Bearbeitung, Aktualisierung und Pflege von Mitarbeiter-Stammdaten. Dies sind wichtige Arbeiten, denn beinahe alle Stammdaten haben eine rechtliche Relevanz, sei es für die Lohnabrechnung oder für sozialversicherungsrechtliche Zwecke. Deshalb haben sie immer richtig und aktuell zu sein – viele sind zudem stichtagsbezogen an Behörden zu übermitteln. So wichtig diese Tätigkeiten sind, so sehr hindern sie Personaler oft, sich anderen HR-Tätigkeiten zu widmen.

An sich kommen alle repetitiven Prozesse, die klaren Regeln folgen, für eine Automatisierung in Betracht. Vor allem im Alltagsgeschäft eines Personalbereichs finden sich dafür eine Menge Beispiele. Wenn Sie weitergehende Ausführungen suchen: Informationen zur Prozessautomatisierung im Personalmanagement sind auf der Website von Haufe zu finden.

Im Folgenden sind Bereiche und Prozesse angeführt, die sich für Digitalisierung und Automatisierung besonders eignen und in vielen Unternehmen entsprechend optimiert wurden.

Bewerbungs- und Recruitingprozess

Automatisierung kann bereits den Recruitingprozess unterstützen, indem Systeme automatisch die Qualifikation von Bewerbern mit den Anforderungen des Unternehmens abgleichen und so schneller als bei manueller Durchführung Übereinstimmungen finden.
Auch die administrativen Abläufe im Bewerbungsprozess können durch Software-Lösungen automatisiert werden. Denken Sie an das Versenden von Einladungen zu Interviews, oder die Übermittlung von Zu- oder Absagen. Natürlich soll dabei die Kommunikation nicht jede Individualität verlieren. Daher gibt es zum Beispiel Anwendungen, die Texte durch das Einfügen von persönlichen Anreden und Namen personalisieren.
Der Recruiting-Prozess kann durch die Automatisierung schneller und effizienter werden, was im Interesse des suchenden Unternehmens und der Bewerber liegt.

Onboarding

Auch im Onboarding-Prozess, der strukturierten Einführung neuer Mitarbeiter in ihren Funktionsbereich und das Sozialgefüge im Unternehmen, kann Automatisierung hilfreich sein.
Neben der Erstellung und Übermittlung von Onboarding-Checklisten können dem Mitarbeiter weitere Unterlagen wie Schulungsmaterial und wichtige Informationen zu definierten Zeitpunkten automatisch zur Verfügung gestellt werden.

Einführung elektronischer Workflows

Überall dort, wo Anträge gestellt und Genehmigungen erteilt werden, oder Zusammenarbeit erforderlich ist, bietet sich die Einführung elektronischer Workflows an. Auf diese Weise kann zum Beispiel die Erstellung und Ausfertigung von Zeugnissen und Bestätigungen vereinfacht und strukturiert werden. Oder es können Abwesenheitsanträge jeglicher Art zeitnahe bearbeitet werden und ganze Bereiche wie die Seminarabwicklung – von der Genehmigung einer Schulungsmaßnahme bis zu deren Organisation – automatisiert werden.

Employee Self Service Lösungen

Solche Anwendungen ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Daten im System selbst zu aktualisieren, bestimmte Abfragen im elektronischen Personalakt zu machen (z. B. zu Urlaubsständen und Arbeitszeiten), Meldungen vorzunehmen oder sich selbst Unterlagen und Dokumente wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen zu besorgen. Die Datenänderungen können dann je nach Ausgestaltung des Systems auch gleich in Folgeprozesse übernommen werden.

Vorteile automatisierter Prozesse im HR-Bereich

Viele HR-Mitarbeiter klagen darüber, dass sie einen viel zu großen Teil Ihrer Arbeitszeit für zwar wichtige, aber rein administrative, sich immer wiederholende Tätigkeiten verwenden müssen, und die eigentliche HR-Arbeit dadurch teilweise auf der Strecke bleibt. Digitalisierte und automatisierte Prozesse befreien den Personalbereich von derartigen Routinetätigkeiten und schaffen so Freiraum für höherwertige Tätigkeiten wie das Recruiting oder die Personalentwicklung.

Automatisierte Prozesse reduzieren Kosten, weil weniger hochqualifiziertes Personal damit befasst ist, weniger bis kein Papier anfällt, und insgesamt Arbeitszeit eingespart wird. Sie führen weiters fast immer dazu, dass Prozesse sicherer, standardisierter und vor allem schneller werden. Auch die Qualität in der Abwicklung steigt regelmäßig durch eine niedrigere Fehleranfälligkeit, was zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit führt.