Deutschen Unternehmen geht in den nächsten 15 Jahren viel Erfahrung verloren. Ein Drittel der Erwerbstätigen verabschiedet sich in die Rente – und nimmt sein Wissen mit. Dennoch sollen Prozesse und Kundenservice weiter reibungslos funktionieren. Wie Unternehmen mithilfe von Enterprise-KI auch implizites Wissen für Kollegen und Nachfolger bewahren, zeigt Squirro auf. Der Softwarehersteller beschreibt hier drei Wege.
Das Statistische Bundesamt (Destatis) ermittelte Ende 2025, dass dem deutschen Arbeitsmarkt bis 2039 rund 13,4 Millionen Erwerbstätige verloren gehen. Immerhin sind aktuell 24 % der Beschäftigten über 55 Jahre alt. Damit hat Deutschland die ältesten Erwerbstätigen in der gesamten EU.
Wenn erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehen, hinterlassen sie mehr als eine organisatorische Lücke. Auch die über viele Jahre gewonnene Erfahrung geht verloren – mit teils weitreichenden Folgen:
- Doppelarbeit statt Effizienz: Adobe stellte beispielsweise fest, dass zwei von drei Mitarbeitern Dokumente schon einmal komplett neu erstellen mussten. Der Grund: Die Originale waren schlichtweg nicht mehr zu finden. Was mit einer kurzen Suche erledigt sein sollte, summiert sich in größeren Unternehmen so schnell zu tausenden Stunden vermeidbarer Arbeit.
- Geschäftskritische Prozesse stocken: Langjährige Beschäftigte erkennen Probleme häufig schon, bevor sie entstehen. Erfahrungswissen, dass neuen Mitarbeitenden fehlt. Die Qualität von Produkten und Service leidet und Organisationen verlieren an Stabilität.
- Wettbewerbsnachteile entstehen: Wer vorhandenes Wissen nicht systematisch erfasst und zugänglich macht, verliert nicht nur die Erfahrung. Er fällt auch hinter Wettbewerber zurück, die generative KI bereits gezielt nutzen.
Aus den Köpfen ins Unternehmens-Gedächtnis
Indem Unternehmen individuelle Wissensmodelle aufbauen, gelingt es, das Know-how erfahrener Beschäftigter im Unternehmen zu halten. Squirro stellt drei Wege vor, wie Unternehmen gelebte Praxis, Erinnerung und Erfahrung allen zugänglich machen:
- Daten in einer Single Source of Truth zusammenführen
Viel Wissen ist bereits dokumentiert – es findet nur keiner mehr. Denn es steckt in PDF- und Word-Dateien, liegt in SharePoint-Ordnern oder verbirgt sich in internen Richtlinien. Enterprise-KI-Plattformen führen diese verteilten Datenquellen in einer zentralen, verlässlichen Informationsbasis zusammen. Über ein granulares Berechtigungskonzept lassen sich Inhalte anschließend einem definierten Personenkreis oder dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stellen und semantisch durchsuchen.
- Informelles Wissen aus Tools extrahieren
Erfahrungswerte aus situativen Entscheidungen finden sich nicht in sorgfältig aufbereiteten Dateien. Sie entstehen im Tagesgeschäft und verbergen sich in E-Mails, Microsoft-Teams-Chats, CRM-Einträgen, Servicemanagement-Tickets oder Projektmanagement-Boards. Hier sind bewährte Workarounds dokumentiert, Entscheidungsgrundlagen festgehalten und über Jahre gelebte informelle Routinen verborgen. Eine Enterprise-KI kann dieses Wissen analysieren, indexieren und Themen logisch miteinander verknüpfen – abrufbar über natürliche Sprache.
- Erfahrungswissen zugänglich machen
Das wertvollste Know-how steckt allerdings nicht in Dokumenten oder Apps sondern in den Köpfen erfahrener Mitarbeiter. Verlassen diese das Unternehmen oder gehen in den Ruhestand, geht ihre wertvolle Erfahrung verloren. Durch gezielte Interviews mit den ausscheidenden Mitarbeitenden lässt sich dieser Erfahrungsschatz sicherstellen und implizites Wissen verfügbar machen. Generative KI verarbeitet solche Gespräche automatisch und klassifiziert den Inhalt, ordnet ihn kontextbezogen ein und integriert ihn in ein unternehmensweites Wissensmodell – auch bei großen Datenmengen. So wird Erfahrungswissen strukturiert, auffindbar und langfristig nutzbar.
Vom Datenpunkt zum Wissensmodell
„Für jede Methode gilt: Sicherheit steht an erster Stelle und muss tief im Prozess verankert sein. Dazu gehören robuste Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff, die DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten und der Schutz von geistigem Eigentum. Eine Unternehmens-KI-Plattform muss strikte Zugriffskontrollen durchsetzen und klare Richtlinien für Datenverarbeitung und Inhaltsnutzung etablieren“, erklärt Jan Overney, Technical Product Content Manager bei Squirro. „Nur dann lässt sich sicherstellen, dass sensible Informationen nicht in falsche Hände gelangen und zugleich rechtliche sowie unternehmensinterne Vorgaben eingehalten werden.“
Der Aufbau eines Wissensmodells erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst definieren die Fachabteilungen eine gemeinsame Taxonomie und Ontologie. Sie legen zentrale Begriffe fest – etwa Produkte, Kundensegmente, Prozesse oder Normen – und bestimmen deren Beziehungen zueinander. Diese Beschreibungen und Beziehungen bildet die Enterprise-KI-Plattform anschließend als Graph ab.
Im nächsten Schritt liest die KI-Plattform unstrukturierte und strukturierte Datenquellen aus. Dabei erkennt sie bereits erfasste Begriffe und Konzepte wieder und ordnet diese korrekt zu. Neue Begriffe schlägt die KI zur fachlichen Prüfung und Aufnahme ins Wissensmodell vor. So entsteht ein semantischer Wissensgraph, der als fundierte Basis für Suche, Analytik und generative KI dient. Und mit jedem neuen Dokument und jedem aufgezeichneten Gespräch wächst das Wissensmodell weiter.
Grundstein für agentenbasierte KI
Unternehmen, die ihr kollektives Wissen systematisch erfassen und zugänglich machen, profitieren doppelt. Neue Mitarbeitende können sich schneller einarbeiten und machen weniger Fehler. Gleichzeitig ist ein gut gepflegtes Wissensmodell die Voraussetzung für den sinnvollen Einsatz agentenbasierter KI-Systeme. Denn ein KI-Agent ist nur so gut wie das Wissen, auf das er zurückgreifen kann. Wer jetzt in die systematische Erfassung seines institutionellen Gedächtnisses investiert, schafft zugleich die Infrastruktur für ein KI-gestütztes Unternehmen.
Über Squirro
Squirro ist eine Enterprise-AI-Plattform für regulierte Branchen. Sie optimiert die unternehmensweite Suche und automatisiert komplexe, maßgeschneiderte Workflows. Die Plattform ist sicher, skalierbar und berechtigungsbasiert. Sie ist revisionssicher und gewährleistet, dass jedes Ergebnis akkurat und verifizierbar ist. Squirro unterstützt agentenbasierte KI-Anwendungen, die auf der einzigartigen Unternehmensontologie einer Organisation basieren.
Squirro wurde 2012 gegründet und ist ein schnell wachsendes Unternehmen mit engagierten Mitarbeitenden in der Schweiz, den Vereinigten Staaten, dem Vereinigten Königreich und Singapur. Zu den Kunden zählen die Europäische Zentralbank, die Bank of England, die Standard Chartered Bank, die Oversea-Chinese Banking Corporation und Henkel.
Webseite: squirro.com
