Zeiterfassung und Homeoffice – Warum das nicht zusammenpasst
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Laut dem neuen Gesetz des Bundesarbeitsgerichts sind Unternehmen ab sofort verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das lässt sich für Menschen, die im Homeoffice arbeiten, jedoch nicht so leicht umsetzen. Welche Probleme ergeben sich dabei? Warum passen Homeoffice und Zeiterfassung nicht wirklich zusammen? Und wie könnte dies lösen?
Was besagt das neue Gesetz
Ab sofort ist jeder Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten all seiner Mitarbeiter zu dokumentieren. Dazu zählen nicht mehr nur die Stunden, sondern nun alle Zeiten, einschließlich Beginn und Ende der Schicht. Für die Dokumentation muss ein entsprechendes Zeiterfassungssystem verwendet werden. So soll den Behörden im Falle einer Kontrolle alle Arbeitszeiten vorgelegt werden können. Dieses Gesetz wurde bereits im September 2022 vom Bundesarbeitsgericht aufgestellt. Die Begründung dazu jedoch erst vor Kurzem veröffentlicht. Eine endgültige Einführung des Gesetzes ist bereits im ersten Quartal dieses Jahres geplant. Somit sollten sich Arbeitnehmer schnellstmöglich um die Beschaffung eines geeigneten Zeiterfassungssystems bemühen.
Die Betriebsräte haben kein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung der Zeiterfassung. Jedoch dürfen sie mitentscheiden, inwiefern diese umgesetzt wird bzw. welches System dazu verwendet wird. Dabei müssen die vorgelegten Bestimmungen aber eingehalten werden.
Die Vor- und Nachteile der Zeiterfassung
Der grundlegende Vorteil in der Dokumentation der Arbeitszeiten besteht in der Transparenz. So sollen Angestellte in Zukunft vor zu vielen Überstunden bewahrt werden. Zudem kann so einem Burn-out vorgebeugt werden. Ein anderer Vorteil ist die Übertragung der Zeiten auf andere Systeme. Mit einem Zeiterfassungssystem können die Arbeitszeiten, Urlaubs- sowie Krankheitstage einfach in das Lohnabrechnungssystem übertragen werden. Die Automatisierung minimiert außerdem die Fehlerquote bei der Dokumentation.
Die Nachteile ergeben sich vor allem für Beschäftigte im Homeoffice. Homeoffice hatte bisher den Vorteil, dass Arbeitszeiten flexibel eingeteilt und unterbrochen werden konnten. Mit der Zeiterfassung fällt die Flexibilität jedoch weg. Das ist auch der Grund, weshalb Zeiterfassung und Homeoffice nicht zusammenpassen. Weiterhin können mit der Einrichtung eines Zeiterfassungssystems hohe Kosten entstehen, die insbesondere für kleine Unternehmen schwer zu stemmen wären. Die Kosten resultieren aus dem Kauf der notwendigen Technik und der Software sowie den laufenden Betriebskosten. Ebenfalls spielt die Sicherheit eine wichtige Rolle, denn die Systeme enthalten teils sensible Daten, die nicht von Dritten eingesehen werden dürfen. So sollten sie stets auf dem neusten Stand der Technik sein und regelmäßig von Experten gewartet werden. Auch entstehen Kosten.
Warum Zeiterfassung und Homeoffice nicht zusammenpassen
Wie bereits erwähnt, fällt die Flexibilität weg, sobald ein Zeiterfassungssystem im Homeoffice eingeführt wird. Um die Zeiten besser dokumentieren zu können, könnten Arbeitnehmer ihre Mitarbeiter sogar zurück ins Büro rufen. Es gibt nämlich einige Systeme, die eine Anwesenheit der Mitarbeiter fordern, z.B. solche mit Fingerabdrucksensor. So würde die Homeoffice-Möglichkeit, welche heute von so vielen Arbeitnehmern geschätzt wird, wieder wegfallen. Zwar gibt es auch Zeiterfassungssysteme, die im Homeoffice verwendet werden können, doch auch hier müsste eine Schicht in einem Teil abgehalten werden. Bisher ist es sowieso noch nicht sicher, in welcher Weise man dort Pausenzeiten eintragen kann. Das bedeutet, dass auch eine häufige Unterbrechung der Arbeit im Homeoffice nicht dokumentiert werden kann. Das Gesetz und das System zur Zeiterfassung, wie sie im Augenblick existieren, eignen sich also nicht für Homeoffice-Arbeit.
So kann Zeiterfassung im Homeoffice funktionieren
Damit Zeiterfassung im Homeoffice funktionieren kann, bedarf es einem essenziellen Tool im Zeiterfassungssystem: einen Button für Unterbrechungen bzw. Pausen, der beliebig oft gedrückt werden kann. Das bedeutet, der Mitarbeiter drückt auf diesen Button, wenn es beispielsweise anfängt zu kochen. Sobald er damit fertig ist und weiterarbeitet, drückt er diesen Knopf erneut. So kann die Arbeitszeit an der Stelle weiterlaufen, an der sie gestoppt wurde. Nur dann könnte Homeoffice-Arbeit weiterhin flexibel stattfinden.
Es gibt viele Systeme, bei denen man die Anfangs- und Endzeiten der Arbeitsschicht festhalten kann. Es fehlt jedoch oft an einer effizienten Lösung, um Pausenzeiten zu registrieren. Ein Pause-Button wäre ein guter Lösungsansatz. Die technische Herausforderung dürfte dafür auch nicht allzu hoch sein. Sobald es Zeiterfassungssysteme gibt, bei denen man die Arbeitszeit beliebig oft unterbrechen kann, wird Zeiterfassung auch für Homeoffice möglich.
Fazit
Das neue Gesetz zur Erfassung der Arbeitszeiten bringt einige Vorteile, aber auch Nachteile mit sich, insbesondere für Mitarbeiter im Homeoffice. Derzeitige Zeiterfassungssysteme erlauben nämlich keine mehrmalige Unterbrechung der Arbeitszeit. So wird die Flexibilität, die im Homeoffice gegeben ist, zwangsweise wegfallen. Im schlimmsten Fall würden Arbeitnehmer ihre Angestellten sogar zurück ins Büro holen und die Homeoffice-Möglichkeit vollends wegfallen. Damit das nicht passiert, muss schnellstmöglich eine Lösung her. Ein Zeiterfassungssystem, bei dem man beliebig oft Pausen einlegen kann, wird benötigt. Damit wäre Zeiterfassung auch im Homeoffice möglich. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter wäre weiterhin garantiert, darunter würde auch die Arbeitseffizienz nicht leiden. Es wäre demnach wichtig, dass der Staat vor der endgültigen Einführung des Gesetzes, eine entsprechende Palette an Systemen vorlegt.
Autor: Dominik Sedlmeier ist CEO der PR-Agentur El Clasico Media GmbH und Experte in den Bereichen Kommunikation, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit. Er gehört zu den medial gefragtesten PR-Managern und betreut die größten Marktführer verschiedener Branchen. https://www.elclasico-media.de/
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