So unterstützt eine HR-Software bei der Umsetzung der Telearbeit

Im Zuge der Coronavirus-Krise der letzten Monate haben zahlreiche Unternehmen die Arbeit im Homeoffice, auch als Telearbeit oder Remote Work bezeichnet, eingeführt. Da diese Veränderung viele Dinge grundlegend verändert hat und oft nicht im Voraus geplant wurde, mussten Unternehmen ihre Prozesse komplett umgestalten und neue Tools einführen, um auch auf Entfernung eine gute Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Eines der essentiellen Tools ist dabei eine Human Resource Software, mit der das gesamte Personal, egal von welchem Standort aus, verwaltet werden kann. Die Funktionen einer solchen Software sind während der Telearbeit wichtiger als je zuvor.

Ein Beispiel für eine HR-Software, die nicht nur alle Personalprozesse abdeckt, sondern auch ausgesprochen intuitiv und benutzerfreundlich ist, ist Factorial. Doch wie genau unterstützt eine Personalsoftware Unternehmen und HR-Manager während der Telearbeit?

1. Urlaubsverwaltung auch aus der Ferne

Auch wenn Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten, können Sie Urlaubstage beantragen, um ein paar Tage Auszeit von der Arbeit zu nehmen. Bei einer HR-Software mit einem Mitarbeiterportal können ihre Mitarbeiter ihre Urlaubstage völlig selbstständig verwalten und die gewünschten Tage mit nur wenigen Klicks direkt bei ihrer Führungskraft oder der Personalabteilung beantragen.

Wenn der Urlaubsantrag genehmigt wurde, haben Sie in einem Teamkalender jederzeit eine aktualisierte Übersicht über alle Abwesenheiten aller Angestellten. So können Sie vermeiden, dass Sie im Homeoffice den Überblick über die Urlaube Ihres Teams verlieren, und mehrere Mitarbeiter aus der selben Abteilung gleichzeitig abwesend sind.

2. Arbeitszeiten werden ganz einfach und sorgfältig erfasst

Viele Unternehmen handhaben die Zeiterfassung entweder mit einem Stundenzettel, oder durch das Einstempeln mit dem Mitarbeiterausweis.

Vor allem wenn alle ihre Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten, ist es sehr hilfreich, eine Möglichkeit zu haben, die Arbeitszeiten gründlich zu erfassen, ohne die Notwendigkeit von Papier oder Hardware. Stundenzettel geraten oft in Vergessenheit oder gehen verloren. Der Mitarbeiterausweis auf der anderen Seite benötigt ein Terminal zum Einstempeln. Mit einer Software, die ein Zeiterfassungsprogramm beinhaltet, können Mitarbeiter mit nur einem Klick entweder am Desktop, oder in der mobilen App, ein- und ausstempeln.

Zudem bieten viele Softwares, darunter auch Factorial, die Zeiterfassung mit GPS-Funktion. Wenn diese aktiviert ist, sehen Sie, von wo aus ihr Mitarbeiter einstempelt und seinen Arbeitstag beginnt.

3. Mitarbeiter haben immer Zugriff auf alle wichtigen Dokumente

Auch wenn Ihre Mitarbeiter nicht im Büro sind, haben Sie in der HR-Plattform immer alle wichtigen Unterlagen in ihrer digitalen Personalakte zur Hand. Somit ist es nicht nötig, auf die Aktenschränke im Büro zugreifen zu müssen.

Aber auch umgekehrt können Sie ihnen immer alle notwendigen Unterlagen jederzeit zukommen lassen. Womöglich haben Sie interne Mitteilungen oder besondere Richtlinien während der Coronavirus-Krise (zu den Sicherheitsmaßnahmen, Homeoffice-Richtlinien und mehr), die Sie allen Mitarbeitern zukommen lassen möchten. In einer HR-Software mit digitalem Dokumentenmanagement, können Sie die Dokumente in Masse an alle Ihre Mitarbeiter verteilen.

4. Die Interne Kommunikation wird trotz Distanz gefördert

Wenn Sie und Ihr Team bei der Arbeit räumlich getrennt sind, ist die interne Kommunikation das A und O. Neben dem Verteilen interner Richtlinien können Sie außerdem Ereignisse erstellen und mit ihren Mitarbeiter teilen. Womöglich organisieren Sie ein Webinar oder ein virtuelles Team Building Event, über das Sie ihre Angestellten informieren möchten.

Abgesehen davon sehen alle Mitarbeiter in ihrem persönlichen Portal auch alle wichtigen Ereignisse, die in den nächsten Tagen stattfinden. Dazu gehören zum Beispiel Geburtstage von Kollegen, Firmenjubiläen oder der erste Tag eines neuen Mitarbeiters. Ebenso wird angezeigt, welche Personen in den nächsten Tagen abwesend sein werden. Das vereinfacht nicht nur die interne Kommunikation und hilft dabei, sich im Homeoffice besser zu organisieren, sondern fördert auch das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team.

5. Prozesse werden beschleunigt durch digitale Unterschrift

Mit Factorial können Sie Ihre Geschäfts- und Mitarbeiterdokumente nicht nur auf sehr einfach Weise verteilen, sondern können auch die elektronische Unterschrift Ihrer Mitarbeiter anfordern. Wenn ein Dokument mehreren Mitarbeitern zugeordnet ist, können Sie auch die Unterschrift mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig anfordern.

So verhindern Sie, dass Prozesse verlangsamt oder sogar gestoppt werden nur weil Ihr Team nicht gemeinsam im Büro arbeitet.

Ganz gleich, ob es sich dabei um Verträge für Neueinstellungen handelt, oder Stundenzettel, die durch eine Unterschrift bestätigt werden sollen – die Tatsache, dass Sie Telearbeit umsetzen, sollte diese Prozesse nicht blockieren.

6. Recruiting und Onboarding können virtuell durchgeführt werden

Viele Unternehmen wachsen trotz der aktuellen Lage und stellen weiterhin neue Mitarbeiter bei sich ein. Auch wenn Recruiting und Onboarding Prozesse sind, die in der Regel sehr viel persönlichen Kontakt erfordern, ist das kein Grund diese vollständig auf Eis zu legen.

Mit der richtigen Software können Sie nicht nur Ihr Recruiting digitalisieren und automatisieren, sondern auch die ersten Wochen der neuen Kollegen besser planen und virtuell durchführen.  So können Sie mit wenigen Klicks ein eigenes Mitarbeiterprofil für ihre neuen Mitarbeiter anlegen, wodurch sie direkt Zugriff auf die internen Mitteilungen, das Firmenorganigramm und wichtige Unterlagen, wie zum Beispiel das Mitarbeiterhandbuch Ihres Unternehmens haben. Darüber hinaus lässt sich ein automatisierter Aufgabenablauf implementieren, in welchen Sie alle relevanten Kollegen mit einbeziehen können, um das Onboarding neuer Angestellter so angenehm wie möglich zu gestalten.

Aber auch bei der Rückkehr ins Büro hilft eine HR-Software

Auch bei der Rückkehr ins Büro sind weiterhin Sicherheitsmaßnahmen gefragt. Sie sollten den persönlichen Kontakt im Team nur auf das Nötigste beschränken und den Sicherheitsabstand so gut es geht bewahren.

Viele Unternehmen haben als eine der Maßnahme die Einteilung des Personals in Schichten umgesetzt. So wird der Kontakt zu anderen Teams und Kollegen weitestgehend reduziert und die Gefahr einer Ansteckung minimiert.

Sollten Sie vorher noch nicht in Schichten gearbeitet haben, kann die Organisation und Planung für die Personalabteilung zunächst einmal überwältigend wirken.  Mit der Personalsoftware von Factorial haben Sie neben all den oben genannten Funktionen auch ein Tool für die Schichtplanung, welche diese Aufgabe nicht nur vereinfacht, sondern auch automatisiert. Ihre Mitarbeiter werden jederzeit benachrichtigt und können immer einsehen, welche Schichten für sie festgelegt wurden, oder ob es Änderungen gegeben hat. Außerdem werden Sie als Administrator immer darüber informiert, wenn es Konflikte und Überschneidungen in Schichten oder bereits genehmigten Abwesenheiten gibt. Menschliche Fehler und aufwendige Planungen gehören somit der Vergangenheit an.

Über Factorial
Factorial ist eine Software-as-a-Service (SaaS), das sich ganzheitlich der Lösung alltäglicher Probleme des Personalmanagements von kleinen und mittelständischen Unternehmen widmet. Weltweit vertrauen bereits HR-Manager in mehr als 50 Ländern auf Factorial, um Personalprozesse zu digitalisieren und mehr Zeit für das zu gewinnen, was wirklich zählt: ihre Mitarbeiter