Produktivität am Arbeitsplatz verbessert – Teil 2: Priorisierung von Aufgaben

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Im ersten Teil dieser Serie haben wir betrachtet, wie erfolgreiche Unternehmen Projektarbeit nutzen, um die Agilität und Innovationskraft in ihren Unternehmen zu steigern. Heute werden wir uns mit einem anderen Ansatz befassen, den Unternehmen häufig verwenden: die Aufteilung der Jobrollen in Aktivitäten und die Priorisierung dieser Aufgaben.

Laut einer Studie von McKinsey werden 30-60 Prozent der Zeit eines operativen Managers für administrative Aufgaben und Meetings aufgewendet. Darüber hinaus ergab eine aktuelle Studie des Workforce Institute, dass Unternehmen in Australien und Neuseeland jährlich rund 16 Milliarden Dollar einsparen könnten, indem sie jede Woche eine Stunde Zeitverschwendung pro Mitarbeiter einsparen.

Mit anderen Worten: Priorisierung ist wichtig

Es gibt viele Möglichkeiten, Aufgaben zu priorisieren, wobei eine der bekanntesten Techniken ist die Eisenhower Box. Die von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelte Box ist eine einfache 2×2-Matrix, die Aufgaben in vier Kategorien unterteilt, wobei jede Kategorie die passende Antwort auf die Aufgabe vorgibt:

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Der Autor und Unternehmer James Clear hat auch eine Version der Box entwickelt, die für jede Aufgabe die folgenden klar definiert:

1. Aufgaben der Kategorie dringend/wichtig werden sofort erledigt. Diese Kategorie wird „Erledigen“ genannt.
2. Aufgaben der Kategorie nicht dringend/wichtig werden voraussichtlich erledigt und dann zu gegebener Zeit erledigt. Diese Kategorie wird „Entscheiden“ genannt.
3. Aufgaben der Kategorie dringend/nicht wichtig werden delegiert. Diese Kategorie wird „Delegieren“ genannt.
4. Aufgaben der Kategorie nicht dringend/nicht wichtig werden „gelöscht“, d.h. vollständig aus der Aufgabenliste entfernt. Diese Kategorie wird „Löschen“ genannt.

Ergebnisorintierte Aufgaben

Diese Methode wird häufig angewendet, und es besteht kein Zweifel an ihrer Wirksamkeit. Das einzige Problem, ist aber häufig, dass sich die Aufgaben in den Kategorien „Entscheiden“ und „Delegieren“ oft stapelten und schnell unüberschaubar wurden. Eine Neuerung, die bei diesem Problem helfen kann, ist, die Aufgaben auf ein Ergebnis auszurichten und die Ergebnisse dann nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen.

Die Eisenhower Box ist nicht perfekt, aber sie zerlegt Ihre Arbeit in einzelne Aufgaben. Anstatt die Priorisierung jedoch einzelnen Mitarbeitern zu überlassen, ist es sinnvoll, einen ganzheitlicheren Ansatz zu verfolgen Aufgaben team- und abteilungsübergreifend zu betrachten. Überraschenderweise handelt es sich dabei nicht unbedingt um eine große Personaleinsatzplanung. Es genügt schon, die Mitarbeiten in den einzelnen Abteilungen zu bitten, einfach ihre Aufgaben aufzulisten, die täglich und wöchentlich erledigt werden. Auf dieser Basis wird eine Masterliste erstellt und die wertschöpfenden Aufgaben von denen getrennt, die keinen Mehrwert bringen. Ausgestattet mit dieser holistischen Sichtweise können Führungskräfte bestimmen, welche Aufgaben die Teams wann priorisieren sollen.

Am Beispiel eines Marketing-Teams kann diese Vorgehensweise veranschaulicht werden. Beispiele für Aufgaben, die wichtig sind, aber keinen Mehrwert für das Team darstellen, sind:

1. Erstellung eines Kalenders mit allen Veranstaltungen, an denen unsere Zielgruppe teilnimmt
2. Herunterladen relevanter Marktberichte und Abrufen von Statistiken und Analysen
3. Organisation von Bildbibliotheken und Verwendung einheitlicher Namenskonventionen
4. Datenanreicherung für Großkunden

Automatisierung

Das sind alles wichtigen Aktivitäten, aber es macht keinen Sinn, zeit- und resourcenintensive Aufgaben in einem kleinen Team zu haben, die leicht ausgelagert werden können.

Es gibt noch eine andere Möglichkeit, nicht wertschöpfende Aufgaben loszuwerden: Automatisierung. Allerdings können nicht alle Aufgaben automatisiert werden, es sollten dabei die folgenden Kriterien erfüllt sein:

1. Aufgaben-Input und -Output sind immer gleich, d.h. die Aufgabe ist sehr repetitiv
2. Die Daten der Aufgabe laufen über nur eine kleine Anzahl an Systemen und Resourcen
3. Die Aufgabe muss immer wieder über einen längeren Zeitraum erledigt werden
4. Die Aufgabe erfordert ein begrenztes Maß an menschlichem Eingreifen, Kreativität oder Problemlösung
5. Die technischen Möglichkeiten und das Budget, um die Automatisierung der Aufgabe zu steuern und zu verwalten sind vorhanden

Häufig, können auch Teilaufgaben automatisiert werden, wenn die übergeordnete Aufgabe irgendwann menschliches Eingreifen oder Kreativität erfordert. Die Verlagerung des Fokus von Jobs und Rollen auf Aktivitäten und Aufgaben kann eine der wichtigsten Entwicklungen sein, um die Produktivität zu steigern. Diese neue Perspektive ermöglicht es nicht nur, die Aufgabe selbst zu optimieren, sondern bietet auch neue Möglichkeiten, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und die Leistungsfähigkeit insgesamt zu fördern. Dieser Wandel kann auch als „Rollenautomatisierung“ bezeichnet werden und ist ein ein relativ einfacher Prozess der großem Nutzen bringen kann.