Klare Ansage – klare Struktur: Was Effizienz mit Mut zu tun hat

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Unternehmenswachstum als Lernprozess

Technologie ist wichtig, doch um effizient zu arbeiten, braucht es auch klare Strukturen, offene Kommunikation – und Mut zur Veränderung. Ein Start-Up der Automatisierungstechnik hat sich externe Unterstützung gesucht und den Schritt gewagt.

Datenmanagement in Unternehmen

Prozesse effizienter gestalten, Zeit und Energie sparen – dabei unterstützt ein junges Unternehmen der Automatisierungstechnik aus Stollberg. Die TeDaPro GmbH, der Name steht für „Technologien für Datenkommunikation und Prozessoptimierung“, entwickelt und integriert ganzheitliche Lösungen für das Datenmanagement in Unternehmen. Eine intelligente Vernetzung von Sensoren und Steuerungen liefert genaue Informationen über Energie- und Materialflüsse. Das ist die Basis, um Prozesse in der Produktion und Logistik zu optimieren. Zum Beispiel Energieeffizienzsysteme in Zügen: Alle Daten zu den einzelnen Zügen, Geländemorphologie oder Geschwindigkeitsvorgaben werden zentral analysiert. Über die installierten Terminals erhält jeder Lokführer in Echtzeit Informationen, auf welchen Streckenabschnitten durch Beschleunigen Zeit aufgeholt oder durch Rollenlassen Energie eingespart werden kann.

Dass es aber nicht allein auf technisch hochwertige Lösungen ankommt, will man die Abläufe im eigenen Unternehmen effizienter gestalten – das hat man bei TeDaPro aus eigener Erfahrung gelernt.

Ein holpriger Start

In der „heißen Phase“ nach dem Start 2012 waren zunächst alle Kräfte auf die Gewinnung von Kunden und Aufträgen ausgerichtet. Mit Erfolg: Nach zwei Jahren konnte bereits der erste große Auftrag generiert werden. Um den hohen Arbeitsaufwand im vorgegebenen Zeitplan zu bewältigen, brauchte man mehr Mitarbeiter. Rasch hatte sich deren Zahl auf 14 verdoppelt. Für organisatorische Anpassungen blieb dabei keine Zeit. Das Großprojekt konnte so planmäßig abgeschlossen werden. Probleme zeigten sich erst danach, als sich die Auftragslage entspannte und die Zeitschienen für weitere Projekte weniger eng waren. Obwohl nun mehr als genügend Mitarbeiter zur Verfügung standen, lief es einfach nicht rund. Es fehlte an klaren Absprachen und Strukturen. Die Kommunikation fand überwiegend in einzelnen Gruppen statt. Informationen wurden nicht immer vollständig weitergegeben, so kam es zu Planungsfehlern „Zum Teil wurden Aufgaben versäumt oder aber doppelt erledigt, das führte zu Verzögerungen in den Projekten“, schildert Produktionsleiter Oliver Vogel. Es wurde immer klarer, dass sowohl organisatorische und strukturelle Änderungen als auch ein Wandel und ein Umdenken nötig würden.

Veränderung durch externe Hilfe

Die Geschäftsführung entschied sich, für den anstehenden Veränderungsprozess externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Die Wahl fiel dabei auf WEIT Führung GmbH, die sich auf eben solche Wachstumsprozesse spezialisiert hat, eine konsequente Umsetzung und langfristige Begleitung im Rahmen einer Partnerschaft versprach. Die Ziele waren Effizienz und auch mehr Selbstständigkeit der Mitarbeiter im operativen Tagesgeschäft.

Den Auftakt bildete ein erster großer Workshop mit allen Beteiligten. Oliver Vogel lobt die offene Atmosphäre, die Kommunikation auf Augenhöhe: „Jeder kam zu Wort und konnte aus seiner Sicht schildern, was nicht optimal lief und wie man das besser machen könnte.“

Erstmals wurden dann die einzelnen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters einschließlich der dafür benötigten Zeiten konkret erfasst. Auf diese Weise zeigte sich auch, welche Reserven der oder die Einzelne noch hatte, um zusätzliche Aufgaben zu übernehmen.

Lernprozesse anstoßen

Es folgten mehrere Diskussionen in kleineren Gruppen, mit einzelnen Teams, aber auch auf Führungsebene. Trotz des angenehmen Ambientes und des guten Essens waren diese Workshops harte Arbeit. Eigene Verhaltensweisen gespiegelt zu bekommen, kann auch schmerzlich und unbequem sein. „Man muss an sich selbst arbeiten wollen“, sagt Oliver Vogel, „Wenn man sich für ein Unternehmen entschieden hat und auch längerfristig erfolgreich dort arbeiten möchte, dann sollte man sich auch selbst einbringen. Dazu gehört auch, Probleme anzusprechen und selbst Verbesserungen vorzuschlagen.“

Den Beratern der WEIT Führung war es wichtig, einen Lernprozess anzustoßen. So brachte das Projekt für alle neue Erkenntnisse, auch für die Führungsetage. Der Blick von außen half zum Beispiel zu erkennen, dass die Zahl der Mitarbeiter angepasst werden musste – oder dass ein weitgehend selbstständig laufendes Tagesgeschäft auch klares Delegieren von Aufgaben und Verantwortung voraussetzt.

WEIT Führung als Wachstumspartner

Veränderungsprozesse brauchen ihre Zeit, deshalb begleiten die Berater ihre Klienten als Wachstumspartner über einen Zeitraum von bis zu vier Jahren. Ebenso wichtig wie Nachhaltigkeit ist die konsequente Umsetzung und hier hat sich inzwischen schon viel verbessert bei TeDaPro:

• Checklisten: Die Projektplanung und –abwicklung folgt nun klaren Strukturen. Checklisten helfen beim Erstellen der Lasten- und Pflichtenhefte, so dass nichts mehr vergessen wird.
• Klare Aufgabenverteilung: Bei neuen Aufträgen werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten sofort besprochen und verteilt. Somit ist klar, was bis zu welchem Zeitpunkt erledigt sein muss und wer sich darum kümmert.
• Besprechungen: Mit ihrem Vorschlag zur Umsetzung griffen die Berater die individuelle Situation beim Kunden auf: Die Mitarbeiter, die an zwei nahegelegenen Standorten arbeiten, treffen sich seit jeher zum täglichen gemeinsamen Frühstück. Im Anschluss wird nun einfach eine weitere halbe Stunde genutzt, um die anstehenden Aufgaben abzusprechen. Weitere Besprechungen finden in kleinerem Rahmen statt und die Führungskräfte informieren dann ihre Teams.
• Wandel in der Unternehmenskultur: Vor allem der Umgang miteinander hat sich gewandelt, die Kommunikation ist offener und direkter „Wir haben gelernt, dass uns ein offener Umgang weiterbringt. Bei Unstimmigkeiten sprechen wir jetzt mit den betreffenden Kollegen selbst anstatt über sie“, erläutert Oliver Vogel.

Im Ergebnis kann jetzt mit weniger Personal mehr Arbeit bewältigt werden, weil die Aufgaben optimal verteilt sind. Somit sind auch für große Aufträge wieder Ressourcen vorhanden, auch die Grundlage für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist gelegt.

Nicht zuletzt hilft der eigene Lern- und Entwicklungsprozess, die Bedürfnisse der Kunden besser zu verstehen und diese bei der Effizienzverbesserung zu unterstützen – auch über die technische Lösung hinaus.

Autor: Nicola Hauptmann für Wordfinder PR

Weitere Informationen: www.tedapro.de, www.weitführung.de

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