Produktivität am Arbeitsplatz verbessert, Teil 1: Projektbezogene Arbeit

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Wir sind uns alle einig, dass die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität ein allgemeines Unternehmensziel ist – und dass „Steigerung der Produktivität“ nicht nur „mehr mit weniger tun“ bedeutet. Vielmehr bedeutet es, dass man tatsächlich versucht, die Ergebnisse sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeiter zu verbessern.

Eine Suche im Internet ergibt eine Vielzahl von Meinungen darüber, wie die Produktivität gesteigert werden kann, von Optimierungen im Recruiting über die Qualifizierung von Mitarbeitern bis hin zu flexiblen Arbeitsbedingungen. Sicherlich können all diese Taktiken helfen, sie verfehlen aber das Ziel ein wenig.

Warum? Weil sie nicht den Hauptgrund dafür adressieren, warum die Steigerung der Produktivität so schwierig ist: unsere Arbeitsumgebung ist unsicher denn je, und Disruption ist die Regel. So versuchen viele Unternehmen, die Produktivität der Belegschaft durch Steigerung der Agilität zu steigern. Interessant ist dabei, wie solche Unternehmen dabei erfolgreich sind. Scheinbar sind zwei strategische Ansätze besonders verbreitet:

1. Ergebnisorientiertes, projektbezogenes Arbeiten
2. Unterteilung von Rollen in Aktivitäten und anschließende Priorisierung der Aufgaben

Um sicherzustellen, dass jeder Ansatz die Aufmerksamkeit erhält, die er verdient, wird dieser Artikel in zwei Teile aufgeteilt. Heute werden wir uns mit der projektbezogenen Arbeit befassen.

Eine Einführung in ergebnisorientiertes, projektbezogenes Arbeiten

Es gibt zwei gemeinsame Arten von Organisationsstrukturen: projektbasierte Organisationen, die in Branchen wie Bau und Entertainment üblich sind, und funktionale Organisationen, die typischerweise als eine Reihe von verschiedenen Abteilungen strukturiert sind – z.B. Marketing, Finanzen, Vertrieb, etc. Seit Anfang der 80er Jahre entstanden hybride Organisationen, die versuchen, die Vorteile der projektbezogenen Arbeit in funktionalen Strukturen zu realisieren. Zuerst war es die „Matrix“. In jüngster Zeit war „agil“ das Schlagwort in aller Munde.

Abgesehen vom Hype sehen wir funktionale Organisationen, die projektbasierte Ansätze anwenden, immer häufiger. Unternehmen wie Fonterra, Google und LinkedIn bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, auf funktionsübergreifende Teams zuzugreifen und komplexe Probleme zu lösen. Häufig liegt der Grund für diesen Ansatz darin, dass die Unternehmensleitung weniger sicher sind als je zuvor, wenn es darum geht, die Kundennachfrage vorherzusagen, die Wettbewerbssituation abzubilden oder die Auswirkungen neuer Technologien auf ihre Unternehmen zu verstehen. Der Wandel vollzieht sich in der heutigen Wirtschaft schneller denn je, und die traditionellen Methoden der Gestaltung von Geschäftsstrategien versagen, wenn sich Meilensteine unvorhersehbar weiter bewegen. In diesem Umfeld bietet projektbezogenes Arbeiten einen Wettbewerbsvorteil. Wenn Mitarbeiter in projektorientierten Teams knifflige Probleme lösen können, hat das Unternehmen zwei große Vorteile:

1. Vielfalt des Denkens: Wenn Mitarbeiter aus einer Vielzahl von Bereichen zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, zeigen Forschungsergebnisse, dass das Team bessere Ergebnisse erzielt, weil es über eine breitere Problemlösungskompetenz verfügt.
2. Klar definiertes Ziel: Die perfekte Lösung für ein komplexes Problem gibt es nicht oft. Mitarbeiter in Projektgruppen sind in der Lage bessere Lösungen zu finden, weil sie interaktive Schritte vornehmen können, auch in einem Trial-and-Error-Verfahren, die zum definierten Ziel führen.

Wie Sie den projektbezogenen Ansatz in Ihrem Unternehmen anwenden können

Im Gespräch mit Geschäftsführern, die projektbasierte Arbeitsmodelle einsetzen, konnte ich einige goldene Regeln identifizieren.

Entscheidungskompetenz für das Projektteam und Management Buy-In

Projektteams brauchen die Autonomie, neue Dinge auszuprobieren und eventuell zu scheitern. Sie können diese Autonomie aber nur haben, wenn sie die Unterstützung ihrer Manager und des Führungsteams des Unternehmens haben. Bevor die projektbezogene Arbeit beginnt, muss sie im gesamten Unternehmen kommuniziert und alle Fragen und Bedenken geklärt werden.

Einsatz von Technologie zur Förderung der teaminternen Kommunikation

Projektteams arbeiten schnell, und oft parallel an mehreren Aufgaben. Projektmanagement-Tools sind unerlässlich, um alle auf dem neuesten Stand zu halten. Die Implementierung solcher Tools endet aber nicht mit dem Kauf und der Installation. Die Teammitglieder müssen auch geschult werden.

Sicherstellung eines strukturierten, konsistenten Stakeholder-Managements

Da eine effektive Stakeholder-Kommunikation über Erfolg und Misserfolg entscheiden kann, sollte ein Mitglied jedes Projektteams für die Überwachung dieser kritischen Funktion verantwortlich sein. Da Projektteams schnell arbeiten, Ressourcen verwenden und Entscheidungen, die nicht funktionieren auch wieder fallen lassen, müssen das Management und die Stakeholder durch konsistente Lösungen auf dem Laufenden gehalten werden.

Von großen Technologieriesen bis hin zum Mittelstand und Kleinunternehmen ist projektbezogenes Arbeiten ein wichtiger Trend. Das komplette Bild ergibt sich aber erst im zweiten Teil dieser Serie, in dem untersucht wird, wie Unternehmen ihre Jobrollen neu definieren, um die Produktivität zu steigern.