spot_img
StartDigitalTipps für ein effizientes Kostenmanagement im Betrieb

Tipps für ein effizientes Kostenmanagement im Betrieb

Durch Kosteneinsparungen erhöhen Unternehmer die Rentabilität ihres Betriebs. In Krisenzeiten werden Maßnahmen zur Reduzierung der laufenden Ausgaben sogar zu einer absoluten Notwendigkeit. Tatsächlich lassen sich in den meisten Unternehmen Kosten in erheblichem Umfang ohne übermäßigen Aufwand einsparen. Dies trifft insbesondere auf die Bereiche Büroverbrauchsmaterialien, Energie, Marketing und Veranstaltungsmanagement zu.

Laufende Information und Kontrolle als Voraussetzung für die effiziente Kostensteuerung

Nur eine kontinuierliche Überprüfung der Ausgaben stellt sicher, dass Firmenchefs die Kostensituation des Betriebes stets im Griff haben und auf Budgetüberschreitungen zeitnah reagieren können. Für diesen Zweck eignet sich ein interaktives, mit verschiedenen anderen betrieblichen Funktionen verknüpftes Geschäftskonto optimal. Gründer und andere Unternehmer haben die Möglichkeit, ein derartiges Konto schnell und unbürokratisch zu eröffnen. Die nach den deutschen gesetzlichen Vorschriften erforderliche Legitimation erfolgt durch das praktische IDnow Verfahren in Form einer Videoidentifizierung innerhalb von lediglich drei Minuten. Ein Penta Geschäftskonto lässt sich über eine Schnittstelle mit jedem gängigen Buchhaltungssystem verbinden. Die Synchronisation erfolgt dabei stets in Echtzeit. Der Leistungsumfang eines Penta Kontos umfasst auf Wunsch auch die Zurverfügungstellung mehrere Mastercard Kreditkarten für den Unternehmer und seine Mitarbeiter. Die mit dem Konto verknüpften Kreditkarten erleichtern die Kosten- und Budgetkontrolle erheblich. Denn jeder Umsatz, der beispielsweise für Übernachtungen in Hotels oder die Bewirtung von Kunden getätigt wird, erscheint sofort unter der entsprechenden Kostenstelle. Außerdem können Unternehmer für jeden Kreditkarteninhaber eine Budgetgrenze als maximalen, monatlichen Kreditrahmen definieren. Als genauso praktisch erweist sich ein Penta Geschäftskonto beim Debitorenmanagement. Nutzer erkennen sofort, wenn Kunden eine Rechnung ausgleichen und welche Forderungen überfällig sind, sodass sie zeitnah Mahnungen anstoßen können. Darüber hinaus gehört zum Service dieses innovativen Konzepts auch eine praktische App für mobile Endgeräte. Mithilfe dieser Anwendung können Firmeninhaber sich jederzeit und an jedem beliebigen Ort über die aktuelle Umsatz-, Kosten- und Finanzsituation ihres Unternehmens informieren. Auch in Bezug auf die Sicherheit wird ein Penta Geschäftskonto hohen Ansprüchen gerecht: Es wird bei der solarisBank geführt, die unter die Aufsicht des BaFins und damit der deutschen Finanzaufsicht sowie Einlagensicherung fällt. Der Datenschutz ist durch eine laufend aktualisierte SSL-Verschlüsselung in vollem Umfang gewährleistet.

Die betrieblichen Energiekosten reduzieren

Energieverschwendung im Büro schadet dem Klima und beeinträchtigt die Gewinnsituation des Unternehmens. Mit einfachen Änderungen lassen sich in diesem Bereich große Einsparungen bewirken. Dazu gehört unter anderem der Austausch konventioneller Leuchtmittel gegen Energiesparlampen beziehungsweise LEDs, die Installation von Zeitschaltuhren sowie die Begrenzung der maximalen und minimalen Raumtemperatur. Die Investition in innovative Smart-Home-Technologien für die Beleuchtung und Temperatur von Büroräumen zahlt sich bereits nach einem kurzen Amortisationszeitraum aus. Die Haustechnik steuert die Heizung und Klimaanlage sowie Jalousien und andere Verdunkelungseinrichtungen, sie schaltet Rechner, Drucker und andere Bürogeräte bei längerer Nichtbenutzung automatisch ab.

Die Ausgaben für Büromaterial senken

Die Digitalisierung ermöglicht es heute, einen Großteil der Verwaltungsvorgänge in einem Unternehmen papierlos zu gestalten. Dennoch fällt der Papierverbrauch je Mitarbeiter unverändert hoch aus, dies geht zu Lasten des Gewinns und der Umwelt. Hier lassen sich leicht Kosteneinsparungen umsetzen, indem die Verantwortlichen weniger Druckerpapier zur Verfügung stellen und alle Betroffenen schulen. Sie erfahren dabei, dass kaum noch Dokumente in Papierform zu archivieren sind und welche negativen Folgen ein hoher Papierverbrauch hat. Büromaterialien wie Stifte, Ordner und Papier lassen sich nahezu unbegrenzt lagern. Aus diesem Grund macht es Sinn, stets größere Mengen zu bestellen, um von lohnenden Rabatten und Preisnachlässen, wie sie viele Anbieter von Büromaterialien vorsehen, zu profitieren.

Marketingmaßnahmen unter Kostenaspekten optimieren

Kundenorientierung steht im Zentrum von erfolgreichem Marketing und bedeutet in erster Linie, hochwertige und nachhaltige Dienstleistungen und Produkte zu fairen Preisen anzubieten. Sie entsprechen den Bedürfnissen und Wünschen der Privat- und Firmenkunden, sodass diese aufgrund ihrer positiven Erfahrungen immer wieder Umsätze mit dem Unternehmen tätigen. Werbung sowie Public Relations Maßnahmen erhöhen den Bekanntheitsgrad einer Firma und spielen eine wichtige Rolle bei der Eroberung neuer Märkte. Sie sind jedoch mit hohen Kosten verbunden und sollten aus diesem Grund unbedingt zielorientiert eingesetzt werden. In dieser Hinsicht besteht in vielen Unternehmen ein beachtliches Einsparungspotential. So tragen zum Beispiel großzügig verteilte Werbegeschenke oder ungeschickt platzierte und wenig auffallende Annoncen in Medien kaum zur Umsatzsteigerung bei. Um diese Kostenfallen zu umgehen, erstellen die Firmeninhaber beziehungsweise Marketingleiter ein tragfähiges und kostenorientiertes Konzept mit Budgetierung und konkret formulierten Umsatzzielen. Diese Planung ist regelmäßig mit der aktuellen Entwicklung abzustimmen und gegebenenfalls anzupassen.

Veranstaltungen kostengünstig organisieren

Für Meetings und Konferenzen benötigen Mitarbeiter viel Zeit, in der sie sich nicht ihren eigentlichen Aufgaben widmen können. Deswegen führen unnötige Treffen indirekt zu einer Erhöhung der Personalkosten. Hinzu kommen in vielen Fällen die Aufwendungen für die Anmietung von externen Räumen und gegebenenfalls Reisekosten. Um Einsparungen in diesem Kostensegment zu erreichen, bietet es sich an, als Alternative mehr Video- und Telefonkonferenzen durchzuführen. Selbstverständlich gehört auch eine Überprüfung jedes Treffens auf seine Notwendigkeit hin zu einem effizienten Kostenmanagement. In dieser Hinsicht können auch moderne Stand-up-Meetings als kostengünstige Lösung in Frage kommen. Bei diesen Konferenzen besprechen die Teilnehmer wichtige Themen innerhalb von kurzer Zeit, während sie gemeinsam in einem Büro in einer Runde zusammen stehen.

Outsourcing von verschiedenen Dienstleistungen

Je kleiner ein Unternehmen ist, desto kostspieliger erweist sich die Organisation von Verwaltungs- und anderen -dienstleistungen außerhalb der eigentlichen Geschäftstätigkeit im eigenen Hause. Buchhalter, Personalsachbearbeiter oder Reinigungskräfte verursachen hohe Kosten und sind oft nicht voll ausgelastet. Wesentlich günstiger fällt die Kostenbilanz hier für externe Dienstleister aus. Ihr Service lässt sich bedarfsgerecht in Anspruch nehmen. Außerdem gewährleisten sie ein kontinuierlich hohes Niveau an Expertenwissen und -kompetenzen. Nicht zuletzt können Unternehmer unkompliziert den Anbieter wechseln oder den Leistungsumfang verringern. Dagegen stellt die Entlassung von Mitarbeitern beziehungsweise die Reduzierung von deren Arbeitszeit Firmeninhaber regelmäßig vor große Schwierigkeiten.

Fazit

In Unternehmen lassen sich die Verursacher überflüssiger oder zu hoher Kosten leicht identifizieren und bekämpfen. Viele Maßnahmen zur Kosteneinsparung entfalten weitere positive Effekte in anderen Bereichen. Auch aus diesem Grund lohnt es sich für Unternehmer unbedingt, die Kosteneffizienz ihres Betriebes regelmäßig umfassend auf den Prüfstand zu stellen. Eine systematische Vorgehensweise, die eine Zielsetzung und -kontrolle vorsieht, ist dabei unbedingt empfehlenswert, um die angestrebten Kosteneinsparungen zu erreichen.

Photo: Viasual Tab Mx, Pexels

Laura Langer
Laura Langer
Laura ist seit Mitte 2015 als Redakteurin und Marketing Manager bei Business.today Network tätig. Zuvor machte Sie Ihren Master-Abschluss in BWL mit Schwerpunkt Marketing.
zugehörige Artikel

TOP 10 ARTIKEL