Die Einführung neuer IT-Systeme verändert die Arbeitswelt rasant – von der digitalen Zeiterfassung bis zum KI-gestützten Feedbacktool. Geschwindigkeit, Komplexität und die Anwendung und Umsetzung von Regelungen, die aus der Zeit gefallen scheinen. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Nicht nur technologische und organisatorische Fragen müssen geklärt werden, sondern auch arbeitsrechtliche und strategische. Denn sobald IT-Systeme zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet sind, hat der Betriebsrat ein starkes Wort mitzureden. Grundlage ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – das Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen. Was heißt das konkret für die Praxis?
Hier sind fünf Tipps, wie Sie die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats im Blick behalten – und dabei Projekte erfolgreich umsetzen.
- Nicht warten, sondern einbinden – und zwar frühzeitig
Die häufigste Fehlerquelle in der Praxis: Der Betriebsrat wird erst dann einbezogen, wenn das neue System schon beauftragt oder sogar implementiert ist. Dies ist oft keine Absicht, sondern eine Folge des Transformationsdrucks in Unternehmen. Das sorgt für unnötige Konflikte – und kostet am Ende Zeit und Geld. Besser: frühzeitig das Gespräch suchen, Anforderungen offenlegen. Und klären, ob das neue System potenziell zur Überwachung geeignet ist – denn dann ist die Personalvertretung auf jeden Fall gefragt. Tipp: Viele Unternehmen etablieren inzwischen eine IT-Rahmenbetriebsvereinbarung, um klare Spielregeln zu definieren – für alle jetzigen und künftigen Anwendungen.
- Technisches Know-how gehört mit an den Tisch
IT-Systeme werden komplexer – das gilt vor allem bei Anwendungen mit künstlicher Intelligenz, Monitoring-Funktionalitäten oder cloudbasierter Datenverarbeitung. Damit alle Beteiligten fundierte Entscheidungen treffen können, lohnt sich der Blick ins Gesetz: § 80 Abs. 3 BetrVG erlaubt es dem Betriebsrat, auf Kosten des Arbeitgebers Sachverständige hinzuzuziehen. Externe Datenschutz- oder IT-Sicherheitsberater helfen dabei, technische Risiken zu erkennen – und gemeinsam tragfähige Lösungen zu finden.
- Fortbildung statt Überforderung – Schulungen zahlen sich aus
Die Anforderungen an betriebliche Mitbestimmung steigen mit dem technologischen Fortschritt. Wer als Personalverantwortlicher oder Betriebsrat auf Augenhöhe gemeinsam zum Wohle des Unternehmens handeln will, braucht aktuelles Wissen – etwa zu Datenschutz, KI-Einsatz oder Monitoringtechnologien. Spezialisierte Anbieter bieten praxisnahe Seminare an, oft auch mit Fokus auf arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen. Fazit: Weiterbildung ist kein „Nice to have“, sondern Grundvoraussetzung für konstruktive Betriebsvereinbarungen.
- Die Belegschaft einbeziehen – Vertrauen statt Widerstand
Jede neue Technologie verändert auch die Wahrnehmung der Mitarbeitenden. Schnell entsteht der Eindruck von Kontrolle statt Unterstützung. Umso wichtiger ist es, die Belegschaft frühzeitig zu informieren, Bedenken aufzunehmen und Rückmeldungen zu integrieren. Was bringt das? Zum einen erhöht es die Akzeptanz für neue Tools, zum anderen stärkt es die Verhandlungsposition des Betriebsrats – und ermöglicht Lösungen, die realitätsnah und rechtssicher zugleich sind.
- Klare Betriebsvereinbarungen als Erfolgsfaktor
Ob KI, Zeiterfassung oder E-Mail-Monitoring – je detaillierter die Betriebsvereinbarung, desto geringer das Risiko späterer Auseinandersetzungen. Achten Sie darauf, dass wichtige Punkte wie Zugriffsrechte, Datenverarbeitung, Protokollierungsmechanismen und Speicherfristen klar geregelt sind. Eine IT-Rahmenbetriebsvereinbarung kann als Grundlage dienen, auf die bei der Einführung weiterer Systeme aufgesetzt werden kann. So bleibt der Verhandlungsaufwand überschaubar – und alle Beteiligten wissen, woran sie sind.
Ob klassische Software oder KI-gestützte Tools – IT-Systeme gehören heute zum Arbeitsalltag. Doch mit neuen Technologien wachsen auch die Anforderungen an Personalverantwortliche und Betriebsräte. Wer Mitbestimmung nicht als Blockade, sondern als Chance für eine faire und transparente Digitalisierung begreift, schafft klare Spielregeln, stärkt die Mitarbeiterbindung – und reduziert rechtliche Risiken.
Über die Autoren:
Sascha Hesse ist Partner und Piotr Maluszczak ist Rechtsanwalt der Kanzlei AGOR legal in Frankfurt am Main. Die Kanzlei ist auf Datenschutz, IT-Recht und Informationssicherheit spezialisiert. Weitere Informationen: www.agor-legal.com
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