Freiburg/Berlin (HRworks) – In der aktuellen Arbeitswelt-Diskussion rund um Künstliche Intelligenz (KI) und ChatGPT fällt eine grundlegende Tatsache unter den Tisch: circa zwei Drittel der kleinen Unternehmen hierzulande haben bis heute keine Softwarelösung für ihr Personalmanagement (HR). Sie arbeiten überwiegend noch mit Papier und Excel.
Das Freiburger Softwareunternehmen HRworks erkennt die Tendenz zu einer Scheindebatte im Bereich der HR-Technologie, welche die Realität einer Mehrheit der deutschen KMU Betriebe bislang ausblendet. In vielen Fällen verfügen diese Unternehmen im Personalbereich nicht einmal über grundlegende Software. Prinzipiell gilt auch für die digitale HR: zuerst muss das Fundament gesetzt werden, dann kommen die Wände und das Dach. Das Fundament im Personalwesen besteht aus den Stammdaten, der Administration, der Lohnabrechnung sowie der Zeitwirtschaft.
Blinder Fleck zwischen Start-up und Mittelstand
Die gängige Debatte verkennt die praktische HR-Realität von einem Großteil der Wirtschaftsbetriebe in Deutschland. Konkret geht es um die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Dazu zählen laut Definition des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn Unternehmen mit 10 bis unter 500 Beschäftigten. Seit genau 25 Jahren entwickelt HRworks Personalsoftware primär für dieses KMU-Segment.
Realität bei KMU: HR in Handarbeit
Nach Erkenntnissen von HRworks verfügen bis zu 70 Prozent dieser KMU derzeit über keine stringente digitale Lösung im Personalwesen. Hier werden Bewerbungen noch ausgedruckt, Arbeitszeiten in Excel-Listen eingetragen, die Personalakten in Ordnern abgelegt bis hin zur Lohnabrechnung in Papierform. Dazu sagt Frank Reinhardt, langjähriger KMU-Experte für Personalsoftware bei HRworks: “Wir haben es jeden Tag mit Erstdigitalisierern zu tun. Gerade viele Kleinunternehmen haben keine eigentliche Personalabteilung.
Da wird vieles von Hand und teilweise nebenbei gemacht. Dabei steigen der Zeitdruck und die Anforderungsdichte.” Für den Einstieg in die digitale HR-Welt sind hier vor allem funktional bewährte Basislösungen gefragt. Dabei haben KMU in der Regel eine Vielzahl von Software-Anwendungen im Einsatz, selbst wenn der Personalbereich noch nicht digitalisiert ist. Manche Fachleute sprechen vom “digitalen Flickenteppich”.
HR-Tech: im Labyrinth hunderter Anbieter
Gerade im boomenden Markt von “HR-Tech” kommen fast täglich neue Einzellösungen für
einzelne Anwendungsgebiete dazu. Marktbeobachter gehen von über 400 digitalen
Angeboten im Bereich HR aus. Das Feld ist unübersichtlich und intransparent – was
gerade die kleinen Unternehmen mit geringen HR-Ressourcen vor besondere
Herausforderungen stellt.
Sonderweg Großunternehmen
Für den Bereich ab dem oberen Mittelstand werden nunmehr eigene Software-Integrations Plattformen entwickelt, die dort bspw. alle HR-Anwendungen in einem Portal vereinen sollen. Ist es der unternehmerisch richtige Ansatz, einen ausufernden Software-Wald mit neuer Software zu bündeln?
Einstieg in digitale HR mit digitaler Personalakte
Für Frank Reinhardt ist der Fall klar: “Nach meiner Erfahrung sind die meisten kleinen
Unternehmen beim Einstieg in das digitale Personalmanagement mit einer
Standardsoftware für möglichst viele HR-Aufgaben besser beraten. Und ganz wichtig ist
auch die Reihenfolge: also, lange vor der Datenbrille kommt zuallererst der HR-Kernbereich
mit Lohn- und Stammdaten. Das ist das Fundament und damit die Voraussetzung der
digitalen HR.”
Laut Reinhardt zahlen sich der Aufwand und die Zeit für die Einführung einer
HR-Software bei kleinen Unternehmen in der Regel sehr schnell aus – das heißt in
Monaten und nicht in Jahren. Diese Erkenntnis setze sich nun zunehmend durch und er
resümiert: “Es gibt heute keine gute Ausrede mehr, warum jemand noch mit Excel arbeitet.”
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