Von 0 auf 100: 4 Tipps, wie man eine HR-Abteilung von Grund auf aufbaut
Hamburg (btn/Sarah Ben Allel, VP People bei Qonto) – Wachsen, wachsen, wachsen – darum dreht sich oft alles in der Start-up-Welt. Mit dem Wachstum des Unternehmens fallen allerdings stetig neue Aufgaben an und damit auch ein höherer Bedarf an Personal.
Sarah Ben Allen. Bild: Qonto
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es daher sehr wichtig, ein kompetentes HR-Team aufzubauen. Aber wie funktioniert das, wenn man noch ganz am Anfang steht?
Tipp 1: Baue gleich zu Beginn ein starkes Kernteam auf
Eine wichtige Frage, gleich zu Beginn: Welches Profil stellt man eigentlich als Erstes ein? Hier gibt es drei Optionen: ein:e generalistische:r HR-Manager:in, ein:e Recruiting-Expert:in oder ein:e Büro- und Verwaltungsleiter:in.
Generalistische HR-Manager:innen sind sehr breit aufgestellt und decken meist alle Aufgaben des Personalmanagements ab. Da sie den Kern des zukünftigen HR-Teams bilden, sollte sie in der Lage sein, sowohl eine Personalpolitik zu entwickeln als auch die Koordination verschiedener Fachbereiche und Funktionen zu übernehmen.
Die zweite Option ist ein:e Recruiting-Expert:in – also jemand, der darauf spezialisiert ist, qualifizierte Arbeitskräfte zu suchen und einzustellen. Besonders in starken Wachstumsphasen verbringen Personaler:innen gut und gerne 80 Prozent ihrer Zeit mit Recruiting. Es kann sich also lohnen, von Beginn an eine auf Recruiting spezialisierte Fachkraft zu haben.
Als dritte Option kommt eine Büro- und Verwaltungskraft infrage. Personen mit diesem Profil sind zwar größtenteils nicht ganz so erfahren, vereinen aber viele operative Aufgaben unter sich. Sie kümmern sich nicht nur um das Büro, Veranstaltungen und Dienstleister, sondern auch um administrative HR-Aufgaben – wie den Abschluss von Arbeitsverträgen.
Die erste Person für das HR-Team steht und hat sogar schon damit begonnen, das Kernteam aufzubauen? Dann ist es jetzt an der Zeit, die Unternehmenskultur zu definieren. Denn diese ist wesentlicher Bestandteil des Recruitings und hilft, Bewerber:innen – und übrigens auch Kund:innen – von der Marke zu überzeugen. Werte und Arbeitsmethoden sollten so früh wie möglich in Zusammenarbeit mit den Gründer:innen definiert und anschließend ins Onboarding integriert werden.
Extratipp: Wer gerade erst beginnt, ein HR-Team aufzubauen und deshalb wenige Mitarbeitende hat, kann auf unterstützende Software-Lösungen wie Payfit oder Personio zurückgreifen.
Tipp 2: Schaffe faire Wachstumsmöglichkeiten
Als Nächstes geht es um die Personalentwicklung und die Frage: Wie kann ich den Menschen in diesem Unternehmen die besten Wachstumsmöglichkeiten bieten? Entwicklungsgespräche, Potenzialanalysen, Leistungsbewertungen – die Mitarbeitenden sollten im Mittelpunkt stehen. Wichtig ist, dass die Prozesse der Personalentwicklung standardisiert werden – auch um Fairness zu gewährleisten. Letztendlich ist das Ziel, dass jede oder jeder – unabhängig von Teamzugehörigkeit oder Führungskraft – die gleichen Entwicklungschancen hat.
Um die Personalentwicklung voranzutreiben, braucht es ein gut aufgestelltes HR-Team. In einem Scale-up macht die Personalabteilung meist fünf bis sieben Prozent der Gesamtbelegschaft aus. Wenn ein Unternehmen weiterhin stark wächst und ehrgeizige Einstellungsziele hat, sollte die Teamgröße besser über dem Durchschnitt liegen. Damit setzt man gleichzeitig auch ein positives Zeichen und unterstreicht, welch wichtige Bedeutung die Personalentwicklung für das Unternehmen hat.
Tipp 3: Bilde Expertenteams
Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch die Komplexität der verschiedenen HR-Funktionen und es wird notwendig, neue Dynamiken und Spezialisierungen im HR-Team zu schaffen. Das gelingt am besten, indem Expert:innenteams gebildet werden.
Ein HR Team kann zum Beispiel in die drei größeren Bereiche Talent Acquisition, People Experience und People Expertise unterteilt werden. Auch innerhalb dieser Abteilungen lassen sich wiederum Expert:innenteams (z. B. im Bereich “Engagement & Retention” oder “HR Admin & Operation”) bilden. Verantwortungen sind so klar nach Expertise verteilt – und die enge Zusammenarbeit bleibt gesichert.
Um mehr Reife in die Teams zu bringen, lohnt es sich, Mitarbeitende mit speziellem Fachwissen aus größeren Unternehmen einzustellen. Auch sollte man nicht davor zurückschrecken, Personaler:innen von bekannten Marken abzuwerben. Denn auch dort gibt es Menschen, die das Abenteuer Start-up erleben wollen. Für ein wachsendes Unternehmen ist ihr Erfahrungsschatz sehr hilfreich, denn sie wissen bereits, was es bedeutet, in einem großen HR Team zu arbeiten.
Tipp 4: Internationalisiere das HR-Team
Mit der Expansion in neue Märkte oder der Eröffnung internationaler Niederlassungen beginnt auch der Ausbau des internationalen HR-Teams. Ein solcher Ausbau kann zunächst am Hauptstandort stattfinden. Ein guter Weg zu Beginn: Die Einstellung einer Fachkraft, die die Koordination für die jeweiligen Länder und dort ansässige externe Dienstleister übernimmt. Eine Faustregel: Sobald mehr als 10 Mitarbeitende an einem Standort beschäftigt sind, sollten auch Personalfachleute vor Ort eingestellt werden. Mit der Zeit entsteht dann an jedem Standort eine eigene HR-Struktur – mit einer eigenen Verwaltung und Recruiting-Prozessen. Wichtig: Der Aufbau des lokalen Teams sollte dem gleichen Prozess folgen, wie der des Kernteams.
Fazit
Eine HR-Abteilung von Grund auf aufzubauen, ist keine leichte Aufgabe. Auch gibt es keine Anleitung, die bei jedem Unternehmen gleich funktioniert. Jedoch lassen sich einige Wachstumsschmerzen auf ein Minimum reduzieren. Der Fokus auf Expert:innen, die für ihre speziellen Bereiche verantwortlich sind und gleichzeitig eng mit anderen Teilen des HR-Teams zusammenarbeiten, ist eine enorme Unterstützung für Unternehmen – besonders in starken Wachstumsphasen.
Über Sarah Ben Allel: Als eine Mitarbeitende der ersten Stunde leitet Sarah seit 2017 das HR-Team bei Qonto. In ihrer Rolle als VP People stellt sie sicher, dass HR-Themen stets im Mittelpunkt der Wachstumsstrategie stehen. So hat sie Qonto erfolgreich bei der Skalierung von 40 auf mittlerweile 700 Qontoers begleitet. Begonnen hat Sarah ihre Karriere bei großen Marken wie L’Oréal und Nestlé.
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