Neu-Isenburg (btn/Gastbeitrag von Henri Schmidt, Director Growth & Client Success bei ADP) – Durch die Lockerungen der Corona-Beschränkungen werden Mitarbeiter und Unternehmen mit der Rückkehr in eine veränderte Arbeitswelt konfrontiert. Beim Rückkehrprozess gibt es für die HR-Abteilung Vieles zu berücksichtigen – gesetzliche Neuregelungen, die Umsetzung von Hygienemaßnahmen, Infektionskontrollen oder der Umgang mit steigendem Druck für Mitarbeiter.
Bereits vor der Krise gaben 76 % der Deutschen an, mindestens einmal pro Woche Stress am Arbeitsplatz zu empfinden, wie die Ergebnisse der Workforce View 2020 zeigen. Deutschland ist hier im europäischen Vergleich leider Spitzenreiter. Die bevorstehende Rückkehr an den Arbeitsplatz macht es für viele Arbeitnehmer nicht leichter. Ein aufmerksamer Umgang mit dem Team ist deshalb in Krisenzeiten besonders entscheidend. Transparenz ist das beste Mittel, um Mitarbeitern Ängste zu nehmen und durch eine klare Struktur Sicherheit und Orientierung zu vermitteln. Daher ist es empfehlenswert, rechtzeitig die Lage zu sondieren und einen Kommunikationsplan zu erarbeiten: Was wird wann und wie kommuniziert?
Erstellung eines Fahrplans
Die Festlegung einer Reihenfolge für die Rückkehr und Arbeitsaufnahme ist grundlegend für eine strukturierte Wiederaufnahme des Betriebs. Konsequente Richtlinien und das Einbeziehen von Mitarbeitern in Planungsprozesse helfen, Unmut vorzubeugen, beispielsweise wenn Mitarbeiter in vergleichbaren Rollen nicht gleichzeitig zurückkehren können. Manche Teammitglieder wollen vielleicht nicht an den Arbeitsplatz zurückkehren. Sei es aus Angst vor Ansteckung, aufgrund fehlender Möglichkeiten für die Kinderbetreuung, oder weil sie sich um pflegebedürftige oder kranke Angehörige kümmern müssen. Andere Arten von Auszeiten können helfen, Mitarbeitern unterstützend zur Seite zu stehen, wenn sie einen Trauerfall oder andere Traumata erlebt haben. Es ist wichtig, individuell auf die Situationen und Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen und rechtzeitig die organisatorischen und technischen Möglichkeiten zu überprüfen. Rahmenbedingungen, wie die Rücknahme von erfolgten Lohnkürzungen oder der Abbau von Urlaubstagen vor der Rückkehr zur Vermeidung von Rückstellungsbedarf, müssen ebenfalls geklärt und kommuniziert werden.
Fürsorgepflicht des Arbeitgebers
Krisenzeiten erfordern Anpassungen des Arbeitsschutzstandards und besondere Sorgfalt bei der Umsetzung. Aktuell hat der Gesundheitsschutz oberste Priorität. Die (regelmäßige) Schulung von Führungskräften und Teams in Hinblick auf angepasste Schutzvorkehrungen und einzuhaltende Hygienemaßnahmen ist ausschlaggebend, um Ansteckungsgefahren in der Belegschaft nachhaltig zu minimieren. Die Ernennung eines festen Ansprechpartners für Verdachtsfälle erleichtert und beschleunigt die Kommunikation. Verschiedene Arbeitsplätze erfordern verschiedene organisatorische und logistische Sicherheitsvorkehrungen. Je nach individuellen Gegebenheiten des Unternehmens ist beispielsweise eine Staffelung der Arbeitszeiten oder eine rollierende Arbeitsplatzbesetzung sinnvoll, um die Abstandsregeln einhalten zu können, aber auch, um bei einem erkrankten Teammitglied nicht die gesamte Belegschaft in Quarantäne schicken zu müssen. Ferner kann die Einhaltung der physischen Distanzregeln durch getrennte Schreibtische, umgestaltete Arbeitsbereiche, oder aufgeteilte Wartebereiche gewährleistet werden. Für manche Unternehmen ist die Verlegung der Arbeitsbereiche ins Freie eine Option. Pragmatische Lösungen, wie ausschließlich kontaktlose Kundenzahlungen oder rechtzeitiger Einkauf von Reinigungsmaterial, werden bereits vielerorts praktiziert. Generell ist es ratsam, die Sicherheitsvorkehrungen individuell anzupassen, beispielsweise bei Mitarbeitern, die zur Risikogruppe zählen. Auch hier ist eine klare und stetige Kommunikation unabdinglich.
Gesetzliche Neuregelungen
Viele neue steuer- und tarifrechtliche sowie sozialversicherungsrechtliche Gesetzesänderungen und -erweiterungen wurden auf den Weg gebracht. Für die HR-Abteilung bedeutet das, kontinuierlich die Gesetzgebung zu verfolgen und rechtzeitig zu reagieren. Beispielsweise wurde die Hinzuverdienstgrenze für Neu- und Bestandsrentner erhöht, sodass Jahreseinkünfte unter der erhöhten Grenze nicht zu einer Kürzung der vorgezogenen Altersrente führen. Die Erhöhung der Zeitgrenzen für eine kurzfristige Beschäftigung auf 5 Monate innerhalb des Zeitraums von März bis Oktober wirkt beispielsweise dem Arbeitnehmermangel in der Saisonarbeit und in der Landwirtschaft entgegen. Einige Tarifgebiete haben spezielle tarifvertragliche Regelungen für die Bewältigung der Corona-Krise abgeschlossen, wie zum Beispiel Kurzarbeitergeld-Zuschuss-Regelungen oder Erweiterung der Regelungen zu freien Tagen für Eltern oder zum Auszahlungszeitpunkt.
Die Rückkehr in eine veränderte Arbeitswelt bedeutet auch ein Neuanfang. Nicht nur für HR, sondern für alle Beteiligten. Prozesse, die vorübergehend geruht haben, wollen neu angestoßen werden. Es geht darum, sich aktiv den entstehenden Herausforderungen für Arbeitsabläufe und Teams zu stellen und die Dinge anzupacken. Die Workforce View 2020 zeigte, dass 83 % der deutschen Arbeitnehmer vor der Krise optimistisch auf ihren Job in den kommenden fünf Jahren blickten. Ziel ist es, dass genauso viele oder noch mehr gestärkt und optimistisch aus der Krise hervorgehen. Dies kann und sollte HR unterstützend begleitend.
Über den Autor: Henri Schmidt ist Mitglieder der deutschen Geschäftsleitung von ADP und berichtet als Director Growth & Client Success an Steven van Tuijl, General Manager Germany & Poland. Henri ist mit seinem Team verantwortlich für die Beziehungen und die strategische Weiterentwicklung der wichtigsten Kunden der ADP Deutschland. Gleichzeitig verantwortet er das gesamte Projektgeschäft auf der Payroll-Plattform AdvancedPay und der HCM Lösung iHCM. Henri ist seit mehr als 6 Jahren bei ADP und bekleidete vor seiner heutigen Rolle verschiedene Funktionen im Key Account Management. Er legt einen großen Wert auf die Vernetzung mit den Kunden, um die Bedürfnisse der HR-Welt und speziell der Kunden jederzeit und optimal beurteilen zu können. Vor seinem Einstieg bei ADP war Henri 12 Jahre als Offizier der Luftwaffe tätig, zuletzt als Bereichsleiter Öffentlichkeitsarbeit im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung. Während seiner Laufbahn hat er zunächst Politik sowie später Betriebswirtschaftslehre studiert und sich in Projekt- und Prozessmanagement (IPMA Level D, Six Sigma Green Belt) zertifizieren lassen. Seine Diplomarbeit im Jahr 2014 befasste sich mit dem Thema Business Process Outsourcing am Beispiel der Payroll, welche ihn letztlich zu ADP führte.
Privat lebt Henri in der Nähe von Hamburg, ist verheiratet, hat 2 Kinder und spielt gerne Badminton.
