Recruiting: Wer schnell ist, gewinnt

Potenzielle Mitarbeiter fordern professionellere Bewerbungsprozesse, eine Software für Bewerbermanagement kann dabei helfen – unter bestimmten Voraussetzungen.

Zeit ist Geld: Das denken sich mittlerweile immer mehr Bewerber – und haben keine Lust mehr, ihre Zeit mit umständlichen und langwierigen Bewerbungsprozessen zu verschwenden. Vielmehr soll eine Bewerbung im Idealfall so einfach und schnell gehen wie etwa eine Reisebuchung. Zu diesen Ergebnissen kommt eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung Potentialpark. Viele Unternehmen gehen darauf bereits ein – und setzen im Wettbewerb um die besten Köpfe auf ein webbasiertes Bewerbermanagement.

Die Zeiten haben sich geändert: Waren es früher vor allem die Unternehmen, die sich ihre Mitarbeiter aussuchen konnten, so sind es heute in der Regel die Bewerber, die sich ihren Arbeitgeber frei wählen können. Dabei ist bereits der Bewerbungsprozess das erste Selektionsverfahren. Schnell und einfach sollte er sein – sonst ist die Geduld der Kandidaten rasch überschritten. So haben 40 Prozent der Befragten laut der Studie von Potentialpark schon einmal mitten im Eingabeverfahren abgebrochen, da es zu lange gedauert hat oder Stellenanzeigen zu kryptisch formuliert waren. Komplexe Systeme, die umständlich und unübersichtlich sind – das macht kein Bewerber mehr mit. Eine weitere Anforderung der potentiellen Mitarbeiter: die Möglichkeit, sich direkt mit ihrem XING- oder LinkedIn-Profil zu bewerben. Bisher bieten jedoch nur 18 Prozent der Unternehmen an, den Link zum Netzwerk-Profil zu senden.

Sieben Voraussetzungen für ein erfolgreiches Bewerbermanagement

Die Ansprüche der Bewerber steigen also – für Unternehmen bedeutet das: Wer auf dem Arbeitsmarkt nicht schnell genug agiert, verliert. Soll eine Recruiting-Software die Time-to-Hire tatsächlich reduzieren und eine professionelle Employer Communication ermöglichen, muss sie einige wichtige Voraussetzungen erfüllen.

– End-To-End-Lösung: Die Software sollte sich an gängigen Internetanwendungen orientieren und intuitiv bedienbar sein – für Bewerber, Mitarbeiter und Vorgesetzte.

– Blitzbewerbung: Potentiellen Mitarbeitern sollte es möglich sein, sich innerhalb von wenigen Minuten und mit nur wenigen Klicks beim Wunschunternehmen bewerben zu können.

– Social Media Recruiting: Schnittstellen zu allen relevanten Social Media Kanälen, z.B. XING, LinkedIn etc. sollten integriert sein. So können Bewerber ihre bestehenden Profile schnell und einfach für die Bewerbung nutzen.

– Schnittstellen zu Jobportalen: Damit können Unternehmen ihre Stellenanzeige ohne Abstimmungsaufwand und ohne Zeitverzug dort online stellen, wo sie ihre Kandidaten am besten erreichen.

– Responsive Webdesign: Über eine weboptimierte Oberfläche können sich Bewerber auch von unterwegs bei ihrem Wunschunternehmen bewerben.

– Integrierte Videointerviews: Fragen nach Leistungsmotivation, Fremdsprachen-kenntnissen oder fachlicher Expertise können die Bewerber selbstständig und ortsunabhängig per Webcam beantworten – das sollte jedoch kein Muss sein.

– Recruiting Analytics: Die Software ermittelt die Herkunft der Bewerbung, die Dauer des Personalbeschaffungsprozesses oder auch die Altersstruktur der Bewerber. So sind Unternehmen in der Lage, den für sich erfolgreichsten Kontakt- und Rekrutierungsweg zu erkennen.

– Social Recruiting: Die Software muss es ermöglichen, Inserate zu erstellen, die den Bewerber auf emotionaler Ebene ansprechen. Zum Beispiel, indem sich das Team, das gerade Verstärkung sucht, in der Anzeige selbst mit Bild vorstellt. Mitarbeiter, die selbst und aktiv nach neuen Kollegen suchen, sind gerne bereit, „ihr“ Stelleninserat in den eigenen sozialen Netzwerken zu teilen.

In zehn Minuten zum Vorstellungsgespräch

Haufe bietet mit der Software umantis Talent Management einen Prozess an, der Kandidaten ermöglicht, sich schnell und einfach in 90 Sekunden zu bewerben. Personalverantwortliche werden über jeden Bewerbungseingang benachrichtigt, auch mobil, und können sofort reagieren. Unterstützt werden sie dabei durch professionelle E-Mail-Vorlagen und einem ausgeklügelten Workflow zwischen HR und Linienvorgesetzten. So können HR-Manager innerhalb weniger Minuten eine Entscheidung treffen und Top-Kandidaten zum Vorstellungsgespräch einladen. Die Time-to-Hire lässt sich auf diese Weise extrem verkürzen. Die Universitätsklinik Mannheim beispielsweise konnte die Zeit von der Ausschreibung bis zur Einstellung innerhalb von acht Monaten deutlich reduzieren – von 121 auf durchschnittlich 17 Tage.

„Erfolgreiches Bewerbermanagement soll Zeit und Kosten sparen – nicht nur auf Seiten des Arbeitgebers, sondern auch beim potentiellen Mitarbeiter. Wenn Unternehmen das berücksichtigen und auf ein einfaches, intuitiv zu bedienendes Bewerbungssystem setzen, sind die Chancen groß, dass sie damit bei den Top-Bewerbern punkten“, erklärt Bernhard Münster, Senior Product Manager bei Haufe.

Über 1.000 Kunden setzen bereits auf umantis Talent Management – darunter Bayer, EDEKA, Infineon und Olympus. Sie haben erkannt, dass Unternehmen mit einem einfachen und schnellen Bewerbungsverfahren, das auch neue technologische Entwicklungen berücksichtigt, entscheidend zu einer positiven Candidate Experience beitragen können.

Über Haufe
„Mitarbeiter führen Unternehmen“: Als Spezialist für HR-Themen steht Haufe für ein Management, das Mitarbeiter ins Zentrum unternehmerischen Denkens und Handelns stellt. Bereits seit mehreren Jahrzehnten ist Haufe ein bewährter Partner für Personalabteilungen und bietet innovative und verlässliche Lösungen für das HR-Management.

Darüber hinaus entwickelt Haufe digitale Arbeitsplatzlösungen, die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Wissensarbeit optimal unterstützen. Denn es sind die Beschäftigten, die Unternehmen erfolgreich machen. Diese Überzeugung prägt alle Aktivitäten von Haufe und ist Grundphilosophie für ein einzigartiges integriertes Portfolio aus Software, Inhalten, Weiterbildung und Beratung.

Über fünf Millionen Nutzer in rund 100.000 Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größen arbeiten erfolgreich mit Lösungen von Haufe. Zu den Kunden zählen unter anderem Airbus, Allianz, BMW Group, Carl Zeiss, Deutsche Telekom, EDEKA, Infineon, PricewaterhouseCoopers und Siemens.

Haufe ist neben der Haufe Akademie und Lexware eine Marke der Haufe Gruppe. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Freiburg wurde bereits 1951 gegründet und beschäftigt heute rund 1.500 Mitarbeiter im In- und Ausland. Die Unternehmensgruppe konnte im Geschäftsjahr 2014 (Juli 2013 bis Juni 2014) einen Umsatz von über 266 Mio. Euro erzielen (Vorjahr: über 251 Mio. Euro).

Über umantis Talent Management
Die Software umantis Talent Management verbessert drei wesentliche erfolgsrelevante Prozesse in Unternehmen: das Gewinnen der gewünschten Mitarbeiter, das Leisten der richtigen Arbeit und das Entwickeln der persönlichen Kompetenzen.

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