Hamburg (btn/Gastbeitrag von Steven van Tuijl, General Manager Deutschland und Polen bei ADP) – Jahrelang wurde die Lohn- und Gehaltsabrechnung als ein Bereich behandelt, der jenseits des eigentlichen Geschäftes liegt, der nebenbei herläuft.
Die Coronapandemie, die in der globalen Geschäftswelt finanzielle und strategische Erschütterungen auslöste, verdeutlichte jedoch, dass die Payroll im Epizentrum des Unternehmens angesiedelt ist. Der für die „alte Normalität“ konzipierte Back-Office-Betrieb offenbarte seine Mängel. Dabei stellte die Bezahlung vielleicht das größte Risiko dar. Plötzlich sahen sich Unternehmen aus verschiedensten Branchen in der Gefahr, ihre Mitarbeiter nicht bezahlen zu können, was zu schlechter Arbeitsmoral, negativen Schlagzeilen und aufsichtsrechtlichen Folgen führen konnte. In einer Krise entstehen schnell komplexe Änderungen, die in der Lohnabrechnung umgesetzt werden müssen, beispielsweise wie es die Kurzarbeit oder das Infektionsschutz erforderten. Manchmal fehlt intern das Wissen oder die Kompetenz, diese Änderungen richtig und zeitnah auszuführen. Individuelle Outsourcing-Möglichkeiten können hier Abhilfe schaffen.
Manche Unternehmen konnten auch zum Beispiel nicht mehr auf lokale Systeme zugreifen, führten Gehaltsabrechnungen panikartig direkt über die Banken aus und glichen Diskrepanzen erst später aus. Inzwischen wird deutlich, dass vormals stabile Unternehmen den Lockdown mit mehr Glück als Verstand überlebten. Der Fokus vieler Finanzführungskräfte liegt nun darauf, Risiken zu reduzieren und Prozesse zu stabilisieren. Es ist offensichtlich, dass sich der Umgang und die Priorisierung der Payroll und Zahlungsverfahren ändern müssen.
Gehaltsabrechnung als tragende Säule
Die Gehaltsabrechnung wird in vielen Unternehmen nicht in Änderungspläne einbezogen, obwohl sie teuer, ineffizient, fehleranfällig und oft nicht nachvollziehbar ist. Das erscheint eigenartig, wenn man bedenkt, wie wichtig die Gehaltsabrechnung ist, und dass im Schnitt 50 bis 60% der Ausgaben von Fortune-500-Unternehmen auf sie entfallen. Zudem liefert sie entscheidende Echtzeit-Daten für Finanz- und HR-Abteilungen, die Talentgewinnung und -bindung direkt beeinflussen. Durch transparente, präzise Gehaltsabrechnungsdaten können Betriebsmodelle darüber hinaus analysiert und Szenarien geprüft werden, um genau zu wissen, wie, wo und zu welchen Kosten mit welchen Ressourcen gearbeitet wird. Daher sind Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse und -daten eine Möglichkeit für betriebliche Kosteneinsparungen aber auch eine wichtige Quelle strategischer Einsichten, die in Geschäftsentscheidungen einfließen. 37% der Abrechnungskosten sind sichtbar, 63% sind versteckte Kosten – dies lässt die Chancen für Kosteneinsparungen erkennen. Doch was liegt unter der Oberfläche? System-Upgrade und Konnektivität, HR- und Personalverwaltungskosten, Strafen wegen Konformitätsverletzungen, Steuererklärungsgebühren, Überweisungskosten und vieles mehr.
COVID-19 führte beispielsweise in nur 30 Tagen zu einem 4-fachen Anstieg neuer Vorschriften, die Gehaltsabrechnungen auf der ganzen Welt betreffen, im Vergleich zum Vorjahreszeitraum. Und die Situation wird nicht einfacher, sondern noch komplizierter werden. Mit der Komplexität steigt auch die Gefahr durch Fehler und Betrug. Durch neue Abrechnungsverfahren kann Ordnung in das von der Pandemie verursachte Chaos gebracht werden, um sich auf zunehmend komplexe Vorschriften und Prüfungen zur Compliance vorzubereiten. Daher ist die Gehaltsabrechnung eine – wenn auch versteckte – tragende Säule von erfolgreichen, agilen und vorausschauenden Organisationen.
Taktisch oder strategisch?
Das Weltwirtschaftsforum nennt drei zentrale Strategien für geschäftliche Erfolge nach der COVID-19-Krise: Mehr Geschwindigkeit und Stabilität, Nutzung der Digitalisierung zum Geschäftsvorteil und Förderung des systemischen Wandels durch Kooperation. Doch was bedeutet das für HR und Payroll? Interessanterweise haben 35 % der Unternehmen keine Abrechnungsstrategien und 43 % der Abrechnungsexperten gaben an, dass sie keine oder nur wenige globale Standards haben. Dies erschwert die Kommunikation zwischen Abrechnungsteams während Krisen. Minderwertige, nicht abgeglichene Daten erschweren pünktliche Berichte und bremsen geschäftliche Entscheidungen trotz Dringlichkeit. In Unternehmen ohne Standardverfahren für die Umsetzung von Gesetzesänderungen besteht außerdem ein höheres Risiko für Verstöße.
Der Gehaltsabrechnungsprozess und der Datenzugriff können eine verbesserte Personalstrategie und ein verbessertes Talentmanagement im gesamten Unternehmen unterstützen und den strategischen Wert der Personalabteilung steigern. Outsourcing bietet hierbei Flexibilität; Kosten und Aufwand können über verschiedene Modelle der jeweiligen Situation angepasst werden: von SaaS bis hin zu Full-Service BPO – schließlich ändern sich die Bedürfnisse in guten und in schlechten Zeiten, oder wenn krankheitsbedingt Ausfälle aufzufangen sind. Modernisierte Abrechnungsverfahren können also weitreichende Vorteile zur Erreichung der vom Weltwirtschaftsforum genannten Strategien erzielen. Zusammengeführte Zahlungs- und HR-Prozesse bieten einen strategischen und Echtzeit-Vorsprung durch erhöhte Agilität und Kommunikationsfähigkeit, komplette Transparenz und radikal optimierte Kosten.
Wie sieht die Payroll der Zukunft aus?
Die Arbeitswelt ändert sich: Zum Beispiel haben nun 44 % der Arbeitgeber offizielle Richtlinien für flexibles Arbeiten, vor COVID-19 waren es nur 24%. Das hat direkte Folgen. Es gilt, Abrechnungen der neuen Normalität anzupassen und einfachere, modernere und fairere Wege für Abrechnungsteams zu finden. Entwicklungen wie das Ersetzen von Routineaufgaben durch Technologisierung, Reduzierung von Fehleranfälligkeit, 100% cloudbasierte Abrechnungssysteme und der Einsatz von KI und Prozessautomatisierung treffen auf fortschreitende Globalisierung, strengere und sich schneller ändernde Gesetzgebungen und mehr Bedarf an Compliance. Die Payroll rückt ins Rampenlicht – doch keine Panik, die Modernisierung ist es wert, strategisch gut aufgebaut und zuversichtlich ins Jahr 2021 zu gehen. Fehlt Ihnen die Kraft für positive Veränderungen und das Durchhaltevermögen, auch in Krisenzeiten das Beste zu leisten? Ein starker, global aufgestellter und krisenerprobter Partner kann hierbei wertvolle Unterstützung leisten.
