Berlin(btn/Payhawk) – Spesen-Barometer: Umfrage unter 2.000 Arbeitnehmern gibt Auskunft über Ausmaße von Spesen, Wartezeiten bis zur Rückerstattung und Zufriedenheit mit aktuellen Abrechnungsprozessen.
- Mitarbeiter über 65 Jahren erhalten Auslagen deutlich zügiger erstattet als jüngere Kollegen.
- Jeder 10. muss regelmäßig mit bis zu 1.000 Euro in Vorkasse gehen und stimmt der Aussage zu, sich wie eine Bank zu fühlen.
- 3 von 10 Mitarbeitern mit geschäftlichen Auslagen frustriert die Spesenabrechnung.
Das Fintech-Unternehmen Payhawk hat eine Umfrage unter 2.000 Arbeitnehmern durchgeführt, die regelmäßig geschäftliche Auslagen und Spesen bei Arbeitgebern abrechnen. Die Ergebnisse der Befragung verraten, in welchem Ausmaß Arbeitnehmer Auslagen vorstrecken, wie viel Zeit zwischen Abrechnung und Erstattung im Schnitt vergeht und wie zufrieden die Befragten mit aktuellen Abrechnungsprozessen des Arbeitgebers sind.
In vielen Unternehmen ist es gängige Praxis, dass Mitarbeiter sämtliche geschäftlichen Ausgaben, wie für Dienstreisen oder die Verpflegungspauschale, zunächst aus eigener Tasche zahlen. Die Kosten werden dann später erstattet. Die Umfrage zeigt, dass fast jeder zweite Arbeitnehmer, der häufig geschäftliche Auslagen tätigt, für seinen Arbeitgeber regelmäßig mit mehr als 250 Euro in Vorkasse geht. Jeder Zehnte streckt im Schnitt sogar mehr als 1.000 Euro vor. Auffällig ist, dass extrem hohe Auslagen in keiner anderen Altersklasse so üblich sind, wie bei den Berufseinsteigern – eine Gruppe mit eher eingeschränkter Liquidität. 10 % der Arbeitnehmer unter 30 Jahren gaben an, mehr als 2.000 Euro vorstrecken zu müssen. Bei den Arbeitnehmern im Alter zwischen 30 und 39 Jahren sagen das nur noch 2,6 %.
“Geschäftliche Auslagen von 500 Euro oder mehr können Arbeitnehmer mitunter ziemlich in Bedrängnis bringen. Wenn es dann noch Wochen dauert bis die Schulden erstattet werden, machen sich Arbeitgeber ziemlich unbeliebt”, sagt Thomas Westerhoven, verantwortlich für den internationalen Vertrieb bei Payhawk. “Wer seine Mitarbeiter wertschätzt, bürdet ihnen keine finanziellen Lasten auf.”
Aus der Befragung geht hervor, dass jeder dritte Angestellte nach Abgabe der Abrechnung mehr als zwei Wochen warten muss, ehe der Arbeitgeber den buchstäblich zinslosen Kredit zurückbezahlt. Nur jeder Vierte erhält Spesen relativ zügig innerhalb von zwei Tagen erstattet. Angestellte über 65 Jahren erhalten Erstattungen deutlich zügiger als jüngere Kollegen. Ob ein Zusammenhang mit der beruflichen Position in den Unternehmen besteht, lässt sich nur vermuten. Mehr als ein Drittel in der Altersgruppe über 65 Jahren erhält sein Geld nach zwei Tagen zurück, bei den unter 30-Jährigen sind es nur 19,4 %.
Bei der Frage, ob der Prozess rund um die Auslagenabrechnung verbessert werden sollte, zeigen sich die Arbeitnehmer zwiegespalten (Mehrfachnennungen waren möglich). Jeder zweite Arbeitnehmer ist zwar zufrieden mit dem aktuellen Erstattungsprozess, jeder Fünfte sieht aber Verbesserungsbedarf. 14,6 % der Befragten geben an, die Abrechnungen seien frustrierend und 10,8 % fühlen sich wie eine Bank, wenn sie immer wieder für den Arbeitgeber in Vorkasse treten sollen.
“Reisekosten und Spesen mögen im Jahr 2020 keine große Rolle gespielt haben, aber die unfreiwillige Pause bietet Unternehmen die Gelegenheit, um das Spesenmanagement auf Vordermann zu bringen,” empfiehlt Thomas Westerhoven von Payhawk.
Über Payhawk: Payhawk ist die Finanzplattform von morgen, mit der Unternehmen die Abläufe rund um Geschäftsausgaben (Kartenzahlungen, Barausgaben, Spesenabrechnung, Buchhaltung und Controlling) automatisieren und digitalisieren können – effizient, papierlos und GoBD-konform. Das 2018 gegründete Start-up schließt damit die Lücke zwischen Firmenausgaben und Abrechnungen und schafft eine moderne, zuverlässige Lösung für das Ausgaben- und Spesenmanagement von Unternehmen. Anfang 2020 erhielt das junge Unternehmen mit Präsenz in London, Sofia, Barcelona und Berlin eine Seed-Finanzierung in Höhe von drei Millionen Euro, mit der das Wachstum im deutschen Markt vorangetrieben werden soll. Payhawk unterstützt bereits Kunden in 18 europäischen Ländern.
