In Zeiten der Digitalisierung planen immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen, eine digitale Personalakte zu integrieren. Sie hat den Vorteil, dass wichtige Informationen über den Mitarbeiter und das Arbeitsverhältnis schnell einsehbar sind. Ebenso senkt sie den Verwaltungsaufwand, wodurch sich die Kapazität für andere Aufgaben erhöht. Wir zeigen Ihnen fünf Tipps zur digitalen Personalakte.
Das Archiv aufräumen
Wird eine digitale Personalakte eingeführt, ist es an der Zeit, das Akten- und Ordnersystem aufzuräumen. Überprüfen Sie dabei die Struktur und die Inhalte der Personalakten. Dabei können Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, entsorgt werden. Es ist zudem sinnvoll, sich im vorhinein eine Struktur mit einheitlichen Standards zu überlegen, damit das Ablegen von Dokumenten zukünftig einfach bleibt.
Datenschutz beachten
Sensible und personenbezogene Daten unterliegen dem Bundesdatenschutzgesetz. Werden diese Daten elektronisch verarbeitet, ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten in der Regel nur mit der Einwilligung des Mitarbeiters möglich. Mitarbeiter müssen dazu ihre Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten schriftlich festhalten. Diese Einwilligung kann auch im Rahmen des Arbeitsvertrags erfolgen und muss im Vertragstext hervorgehoben werden.
Grundsätzlich müssen Mitarbeiterdaten gut verschlüsselt und für einen langen Zeitraum rechts- und revisionssicher sein. Zudem sollte festgelegt sein, wer auf die digitale Personalakte Zugriff hat und wer welche Informationen erhält. Schließlich ist es nun möglich, dass von verschiedenen Standorten auf die digitale Personalakte zugegriffen werden kann.
Was gehört in die digitale Personalakte?
In der digitalen Personalakte finden sich alle relevanten Daten einer normalen Personalakte wieder. Sie gibt dem Nutzer jedoch eine komfortablere Übersicht. Grundsätzlich gehören alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, in die Personalakte. Dazu zählen vor allem:
- Bewerbungsunterlagen (Bewerbung, Entwicklung, Personalfragebögen, Eignungstests etc.)
- Arbeitsvertrag mit späteren Änderungen
- Berichte über Arbeitsunfälle, Krankheitsbescheinigungen
- Unterlagen zum Werkschutz
- Unterlagen über Qualifizierung, Führungs- und Leistungsbeurteilung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Urlaubsanträge und -bewilligungen
- Abmahnungen, Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag und Schlusszeugnis
Was gehört nicht in die digitale Personalakte?
Natürlich gibt es auch Dokumente und Aufzeichnungen, die nicht in die digitale Personalakte gehören.
Dazu zählen:
- Unterlagen des Betriebsarztes
- Dokumente wie Personal- oder Lohnlisten, Schichtpläne
- Notizen
- List von Krankentagen und Krankheitsgründen
- Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
- Prozessakten im Fall eines Rechtsstreit
Die passende Personalakte finden
Der Markt für digitale Personalakten bietet ein breites Spektrum von Low-Budget bis zum High-End-Produkt. Deshalb sollten Interessenten neben Funktionsumfang und Kosten auch die Sicherheitsaspekte berücksichtigen. Eine digitale Personalakte muss eine revisionssichere Archivierung ermöglichen. Das heißt, dass alle Daten unveränderbar, nachvollziehbar, unzerstörbar und wiederherstellbar sind. Zudem sollte der technische Aspekt mit einbezogen werden: Neben alleinstehenden Akten gibt es auch Systeme, die mit der Lohnabrechnung verknüpft sind. Sie bietet den Vorteil, dass eine doppelte Datenhaltung vermieden wird.
Letztendlich sollte die Software aber leicht zu bedienen sein und Funktionen wie die Vorbesetzung des Mitarbeiternamens und der Personalnummer bei der Verschlagwortung von Dokumenten bieten. Hier lohnt es sich, verschiedene Software zu vergleichen, und darauf zu achten, ob eine Unterstützung in der Einführungsphase und im laufenden Betrieb gegeben ist. Wichtig ist auch: Wird die Software regelmäßig gewartet? Und gibt es regelmäßig Hilfsangebote zum Digitalisierungsprozess?
Fazit
Eine digitale Personalakte bietet in der heutigen digitalen Welt eine große Arbeitsentlastung für alle Personaler. Beim Kauf einer Software lohnt es sich dennoch zu vergleichen.
