Dokumentation leicht gemacht, Digitalisierung und Indizierung
Wie viele Handwerksbetriebe, die Aufträge für die öffentliche
Hand übernehmen, müssen Klein- und mittelständische Betriebe
umfangreichen Dokumentationspflichten hinsichtlich der ausgeführten
Konstruktionen nachkommen. Die Unternehmen setzen dabei auf die
zuverlässige und einfach zu handhabende Kombination aus einen
kompakten Dokumentenscanner von Canon und der neu entwickelten
Dokumentenmanagementlösung DocuScanMan.
Anwenderbericht eines Anwenders:
DIE Herausforderung
Die Hundt Metallbau GmbH im fränkischen Untersiemau ist spezialisiert auf die Metallbe- und verarbeitung. Auch die Fertigung tragender Konstruktionen gehört zum Angebot. Da das 30 Mitarbeiter zählende Unternehmen in diesem Bereich regelmäßig Aufträge kommunaler Einrichtungen übernimmt, musste es sich der entsprechenden Sicherheitszertifizierung nach DIN EN ISO 1090 unterziehen. „Das ist für Betriebe wie den unseren eine Voraussetzung in diesem Bereich. Denn bei einem möglichen Schadensfall, der auf Material- oder Verarbeitungsfehler zurückzuführen wäre, müssen wir sowohl die Güte der angelieferten Waren als auch die Qualität unserer Arbeiten nachweisen -aus Haftungsgründen“, erläutert Andreas Hundt, einer der beiden Geschäftsführer.
Wurden in früheren Zeiten die Stundenzettel und Lieferscheine eines Auftrags in Aktenordnern abgelegt, so war aufgrund der nach der Zertifizierung gestiegenen Anforderungen die Digitalisierung der Belege erforderlich, um in einem möglichen Fall binnen Minuten die erforderlichen Dokumente finden zu können. „Wir haben nach einer möglichst einfach strukturierten Lösung gesucht, da wir als Handwerksbetrieb diesen administrativen Zusatzaufwand mit minimalem Zeiteinsatz bewältigen wollen“, so Andreas Hundt.
DIE Lösung
Beim Neumarkter Softwarehaus DTS wurde Andreas Hundt fündig. Entsprechend den Anforderungen seines Handwerksbetriebes entstand aus der ersten Anfrage die heute am Markt verfügbare Dokumentenmanagementsoftware DocuScanMan, die sich durch unkomplizierte Bedienung und rasche Suchergebnisse auszeichnet. Zur Erfassung der Belege eines Auftrags dient der äußerst kompakte Dokumentenscanner Canon image FORMULA DR-M140, der von DTS direkt vertrieben wird. Steht ein Auftrag zur Digitalisierung an, wird in DocuScanMan zunächst eine digitale Akte mit darunter liegenden Registern angelegt. Diese werden anschließend als Trennblätter mit entsprechenden Barcodes ausgedruckt. Die Dokumente werden dann hinter die Trennblätter einsortiert, in den Scanner gelegt und der Scanvorgang gestartet. Anhand der Barcodes erkennt der DR-M140 den richtigen Speicherort der einzuscannenden Belege. „Danach werden die Daten mit wenigen Mausklicks auf unseren Server transferiert und den jeweiligen Akten und Registern zugeordnet. Danach sind sie jederzeit über die browserbasierte Maske per Internet abrufbar“, erläutert DTS-Geschäftsführer Johann Schwab. Auch in Zweigbetrieben und Filialen lassen sich Belege auf diese Weise über eine gesicherte Internetverbindung aufrufen. „Eine Möglichkeit, die für unseren Zweigbetrieb ebenfalls sehr nützlich ist“, sagt Andreas Hundt. Für die reibungslose Erfassung vor allem von stark gemischtem Beleggut, wie es bei diesen Aufträgen vorkommt, sorgt die von Canon mitgelieferte OCR-Software Capture Perfect einschließlich des integrierten Barcode-Moduls.
DER Nutzen
Mit der Lösung von Canon und DTS haben kleine und mittlere Unternehmen das geeignete Werkzeug in der Hand, wenn es darum geht, Dokumente schnell und einfach zu digitalisieren. Ebenso eignet sich die Software für die unkomplizierte Belegerfassung in anderen Bereichen wie etwa öffentlichen Einrichtungen und in Kanzleien. Abgeschlossene Vorgänge sind mit dieser Lösung revisionssicher gespeichert und im Falle eines Schadenfalles lassen sich die Daten schnell aufrufen. Ein eigener Workflow musste für diesen Vorgang nicht eingerichtet werden. „Diese Lösung ist so schlank, wie sie unseren Anforderungen entspricht“, bestätigt Andreas Hundt. Gemäß den Kernkriterien von einfacher Erfassung und sicherer Archivierung ist DocuScanMan geeignet für abgeschlossene Vorgänge, die nur eventuell wieder aufgerufen werden müssen. Ein weiterer Vorteil: Bei Metallbau Hundt sind dank der Digitalisierung umfangreiche Papierarchive weggefallen. Nicht zuletzt sorgt der liegende Papiereinzug des DR-M140 für eine sichere Erfassung des heterogenen Belegguts, von der Zeichnung bis zum Zettel aus leichtem Durchschlagspapier. „Vor allem die Sortierung über die internen Barcodes, verbunden mit dem einfachen Handling, bringt uns eine deutliche Arbeitserleichterung angesichts immer weiter wachsender gesetzlicher Vorschriften“, so das Fazit von Andreas Hundt.
Datentechnik Schwab wurden gegründet am 01. März 1984.
Mit der neuesten Microsoft Technologie steht uns ein breites Spektrum an selbstentwickelten Standardlösungen zur Verfügung, welche die meisten Basiskomponenten vieler Anwendungen bereits abdecken und hilfreiche Tools bereithalten. Dies beschleunigt die Umsetzung von Softwareprojekten und erhöht die Sicherheit und Stabilität.
Webbasierte Entwicklung ist ein weites Feld, das sich keineswegs auf das World Wide Web beschränkt. Viele Unternehmenslösungen in Intranet- oder Extranetanwendungen bedienen sich aufgrund der zentralisierten Struktur und der dadurch optimierten Wartbarkeit, Sicherheit und Stabilität, sowie der geringen Anforderungen an die Anwender-PCs (z.B. preiswerte Thin-Clients) der Vorteile webbasierter Software. Dadurch werden nicht nur Ausgaben eingespart und Ausfälle vermieden, sondern berechtigte Mitarbeiter können bei Bedarf auch ausserhalb des Betriebes oder in einer anderen Niederlassung ohne viel Mehraufwand über das Internet mit der gleichen Software und den aktuellen Daten arbeiten. Ebenso lässt sich der für Kunden relevante Bereich unter der Voraussetzung eines schlüssigen Sicherheitskonzeptes diesen nahtlos zur Verfügung stellen.
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