In vielen Branchen ist es üblich, die Mitarbeiter mit einem Firmenhandy auszustatten. Allerdings gibt es einige Dinge zu beachten, damit die Nutzung des Firmenhandys für beide Seiten zu einem Gewinn wird. Mitarbeiter sollten sich auf jeden Fall an die Spielregeln des Arbeitgebers halten, damit das Firmenhandy nicht irgendwann zum Kündigungsgrund wird. Zudem müssen Arbeitgeber natürlich sicherstellen, dass sensible Unternehmens- und Kundendaten geschützt sind. Worauf bei der Inkludierung eines Firmenhandys in den Arbeitsalltag geachtet werden muss, soll nun näher erläutert werden.
Tut es das Privathandy nicht auch?
Manchem Mitarbeiter mögen die vom Unternehmen gestellten Firmengeräte nicht gefallen. Diese Leute würden lieber ihr eigenes Handy für die Arbeit nutzen. Allerdings besteht die Gefahr, dass unkalkulierbare Risiken auftreten können. Auf privaten Geräten kann nämlich selten vom Arbeitgeber kontrolliert werden, ob sensible Firmendaten pfleglich behandelt werden und ein ausreichender Malware-Schutz installiert ist. Zudem bieten Firmenhandys einige Vorteile für Arbeitnehmer und Unternehmen, sofern einige Grundregeln beachtet werden.
Was sollte beim Firmenhandy steuerlich beachtet werden?
Wer von seinem Arbeitgeber ein Firmenhandy gestellt bekommt, der sollte zunächst abklären, ob er es überhaupt privat nutzen darf. Wenn der Arbeitgeber den privaten Gebrauch untersagt, kann eine Zuwiderhandlung eine Abmahnung nach sich ziehen. Allerdings beinhaltet eine private Nutzung des Firmenhandys durchaus auch Vorteile für beide Parteien. Wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung erlaubt, so kann er davon ausgehen, dass der Mitarbeiter sich über steuerliche Vorteile, die er geltend machen kann, freuen wird. Er darf sich auch über ein neues Business Gerät freuen, das qualitativ hochwertiger ist, als die üblichen. 1und1 hat dazu eine gute Auswahl und bietet seit einiger Zeit einen Overnight-Service für Geschäftskunden.
Das Gute daran, dem Arbeitgeber entstehen keinerlei steuerliche Nachteile.
Privatgespräche unterliegen nämlich gemäß der gesetzlichen Regelung nicht der Lohnsteuer. Wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Handy überlässt und sämtliche anfallenden Kosten übernimmt, so entsteht daraus also kein geldwerter Vorteil, der steuerlich veranlagt würde. Zwar ergibt sich durch die Vergünstigung eines Firmenhandys, bei dem die kompletten Kosten übernommen werden, meist ein geringeres Bruttogehalt, aber dies ist nur fair, da der Arbeitnehmer ja keinerlei privaten Handykosten mehr aus dem Nettogehalt finanzieren muss. Die Gehaltsminderung ist natürlich Verhandlungssache. Der Arbeitgeber sichert sich so geringere Sozialabgaben und die Zufriedenheit seiner Angestellten.
Wie sieht es aus mit Versicherung und Datenschutz?
Erlaubt der Arbeitgeber die private Nutzung des Firmenhandys, so ist er verpflichtet, das Fernmeldegeheimnis einzuhalten. Mitarbeiter müssen daher keine Bedenken haben, dass der Chef nun erfährt, welche Telefonate und E-Mails privat gemacht wurden und mit wem privater Kontakt besteht. Allerdings kann der Arbeitgeber jederzeit die Abgabe des Firmenhandys fordern. Der Mitarbeiter ist dann befugt, zunächst alle privaten Daten auf dem Gerät unwiderruflich zu löschen. Natürlich hat sich der Mitarbeiter an die Datenschutzvorgaben ebenfalls zu halten. So dürfen firmeninterne Daten keinesfalls an Dritte weitergegeben werden. Der Mitarbeiter ist daher verpflichtet, einen Zugriff anderer auf die Daten zu verhindern. Das Firmenhandy sollte entsprechend mit einem guten Virenschutz ausgestattet werden, E-Mails nur verschlüsselt versendet werden und das Handy mit einem guten Passwort gesichert werden. Antiviren Apps für Android Smartphones gibt es mittlerweile etliche. Kein Mitarbeiter ist allerdings dazu verpflichtet, das Firmenhandy extra versichern zu lassen. Wer sein Firmenhandy verliert, muss es dem Arbeitgeber gegebenenfalls aus eigener Tasche ersetzen. Wenn der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter ein besonders teures Firmenhandy auswählt, so wird er dieses sicherlich selbst versichern. Ansonsten lohnt es sich ggf. für einen Mitarbeiter selbst eine Versicherung abzuschließen.
Wie sieht es mit der Erreichbarkeit auf dem Firmenhandy aus?
Natürlich ist der Mitarbeiter nur verpflichtet, das Firmenhandy während der normalen Arbeitszeiten eingeschaltet zu lassen. Nach Feierabend und an freien Tagen hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf die Erreichbarkeit seines Mitarbeiters. Es sei denn, dass eine Rufbereitschaft vereinbart wurde. In diesem Fall muss der Mitarbeiter erreichbar sein. Allerdings steht ihm dann auch eine entsprechende Vergütung zu. Für Mitarbeiter bringt ein Firmenhandy also eigentlich keinerlei Nachteile mit sich, solange sich an die vereinbarten Spielregeln gehalten wird. Im Endeffekt spart der Arbeitnehmer sich die Anschaffungskosten, die Gesprächskosten und den mit mehreren Handys verbundenen Stress. Auf Seiten des Arbeitgebers wirkt sich der Einsatz von Firmenhandy natürlich auch positiv aus. Es entsteht nämlich eine gewisse Mitarbeiterbindung, die eine Zusammenarbeit erheblich vereinfacht.
