Elektronische Kassensysteme Teil 4
Prüfungsrelevante Punkte im Rahmen von Betriebsprüfungen
Essen, 13. Januar 2016****Unternehmen, die ausschließlich oder überwiegend mit Bargeld hantieren, wie Einzelhandel und Gastronomie, stehen oft im Kreuzfeuer der Betriebsprüfung. Und ganz gleich welches Kassensystem sie einsetzen, jedes System birgt Gefahren und Fallen, die die Betriebsprüfer schamlos ausnutzen. Denn es kommt nur zu einem gewünschten Mehrergebnis, wenn die Buchführung wegen fehlender Ordnungsmäßigkeit verworfen werden kann. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, dass die Betriebsprüfer in den einzelnen Jahren Zuschätzungen vornehmen, die zu erheblichen Steuernachzahlungen führen können. Aus diesem Grund hat Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Velbert, Essen und Düsseldorf, nachfolgend die prüfungsrelevanten Punkte, die durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen immer wieder abgefragt bzw. überprüft werden, in einer Checkliste zusammengefasst:
a) Allgemein
– Wird eine Tageseinnahme über einen Kassenbericht ermittelt? Tägliche Kassenbestandsaufnahmen sind für die Berechnung der Tageseinnahmen zwingend erforderlich und auch gegenüber der Finanzverwaltung nachzuweisen. Der Kassenbericht muss täglich geführt werden.
– Fertigen Sie täglich ein Zählprotokoll?
– Zeichnen Sie täglich Ihre Privatentnahmen und Ihre Privateinlagen auf?
b) Elektronische Kassensysteme
– Haben Sie die Bedienungsanleitung des Kassensystems aufgehoben?
– Gibt es Programmierprotokolle z. B. von der Erstprogrammierung? Bitte aufbewahren, da diese ebenfalls vorgelegt werden müssen. Dazu natürlich auch alle folgenden Änderungsprotokolle.
– Liegt für Ihre PC-Kasse/Software ein Testat vor?
– Machen Sie täglich einen Z-Abschlag und heben Sie ihn auf?
– Sind Ihre Z-Abschläge laufend nummeriert?
– Überprüfen Sie die Uhrzeit an der Registrierkasse auf Richtigkeit?
– Enthalten die Unterlagen die Umsatzzahlen, Stornierungen, Retouren und die fortlaufende Nummerierung des Z-Zählers?
– Bewahren Sie die Tagesjournale und Kellnerabrechnungen ausgedruckt auf?
– Ist Ihre Kasse kassensturzfähig? Da die Kasse täglich zu führen und auch täglich abzustimmen ist, kann der Betriebsprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung verlangen, im Verlauf der Prüfung einen Kassensturz durchzuführen. D. h. am aktuellen Tag der Prüfung wird ein Teilabschlag der Kasse vorgenommen und der materielle Kassenbestand gezählt. Beides muss übereinstimmen.
– Arbeiten Sie mit Telecash bzw. Kreditumsätzen? Die hiermit zusammenhängenden Belege müssen ebenfalls aufbewahrt werden.
– Bewahren Sie Preisverzeichnisse, Speise- und Getränkekarten, Schichtzettel im Taxigewerbe auf?
– Haben Sie sich bezüglich Ihrer Branche zu spezifischen Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten informiert? Falls es derartiges gibt, haben Sie diese Aufzeichnungsverpflichtung eingehalten und die entsprechenden Unterlagen aufbewahrt?
– Bewahren Sie sämtliche Kassenunterlagen 10 Jahre auf?
Steuerberater Roland Franz rät dringend zu überprüfen, ob das eigene Aufzeichnungsverhalten mit den obigen Ausführungen konform geht: „Falls nicht oder falls Unklarheiten bestehen, besteht Beratungsbedarf. Ein kompetenter Steuerberater kann Ihnen diesbezüglich behilflich sein.“
Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.
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