Köln (btn/Gastbeitrag von Thomas Hartenfels, Robert Walters) – Recruitingprozesse haben einen großen Einfluss auf die Candidate Experience und können die Arbeitgebermarke stärken oder schwächen. Durch ihre Reaktionsgeschwindigkeit demonstrieren Firmen ihre Organisationsstärke und Professionalität, aber vor allem das Interesse an Bewerbern. Umständliche Prozesse und langwierige Entscheidungen werden bei Kandidaten meist als Desinteresse gewertet, was dazu führen kann, dass sie das Interesse am Job verlieren – auch wenn die Konditionen stimmen.
Warum sind schnelle Entscheidungen im Bewerbungsprozess wichtig?
Die Geschwindigkeit des gesamten Recruitingprozesses ist einer der Erfolgsfaktoren für Unternehmen. Deshalb sollten HR-Entscheider stets zeitnah auf eine Bewerbung reagieren. Verprellen Arbeitgeber durch lange Wartezeiten und schleppende Entscheidungen ihre Bewerber, besteht die Gefahr, dass die Kandidaten abspringen und zum Wettbewerb gehen. Das ist vor allem von Nachteil, wenn es sich um Spezialisten handelt, die am Markt schwer zu finden sind. Hier verschenken Unternehmen viel Potenzial bei der Personalgewinnung.
Welche Ansprüche haben Kandidaten an den Bewerbungsprozess?
Kandidaten erwarten heute einen offenen, transparenten und bequemen Bewerbungsprozess, ohne endlose Interviewschleifen mit unterschiedlichen Gesprächspartnern. Deshalb setzen sich digitale Bewerbungsverfahren immer mehr durch. Eine entscheidende Rolle spielt zudem die Professionalität, Serviceorientiertheit und Schnelligkeit im gesamten Bewerbungsprozess.
Mit der ersten Reaktion und Einladung zum Bewerbungsgespräch rechnen Kandidaten schon nach wenigen Tagen. Sie wünschen sich auch eine schnelle und verbindliche Reaktion beim nächsten Auswahlschritt – entweder in Form einer Einladung oder einer Absage. Insgesamt erwarten Kandidaten, dass der Prozess von der Bewerbung bis zur finalen Zu- oder Absage nicht mehr als einen Monat dauern sollte.
Was sind die häufigsten Gründe für langsame Entscheidungsprozesse?
Zu den häufigsten Gründen zählen sicherlich ein nicht vorhandenes oder nicht zeitgemäßes Bewerbermanagement, um Bewerberdaten zu strukturieren und die internen Prozesse effizient zu gestalten. Die Einbindung digitaler Tools im Bewerbungs- und Auswahlprozess, liefert hier eine gute Basis für mehr Schnelligkeit.
Oftmals dauern Auswahlprozesse durch zu viele am Bewerbungsprozess beteiligte Entscheider aber auch zu lange und können zum Absprung eines Kandidaten und somit zum Scheitern der Vertragsunterzeichnung führen.
Unternehmen mit einem effizienten Recruiting schaffen es, den Einstellungsprozess auf zwei bis maximal vier Wochen zu reduzieren. Diese Geschwindigkeit bringt ihnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil auf der Suche nach den besten Kandidaten. Entscheidungsprozesse, die acht Wochen oder länger dauern, gehören zunehmend der Vergangenheit an. Allerdings bringen automatisierte Prozesse auch nur dann einen Mehrwert, wenn die finale Entscheidung nicht auf sich warten lässt.
Wie erreichen Unternehmen kürzere Entscheidungswege und wie beschleunigen sie ihre Prozesse?
Eine Vielzahl von Verantwortlichen im Bewerbungsprozess bedeutet immer auch organisatorischen Mehraufwand, zusätzlichen Abstimmungsbedarf und dadurch mehr Zeit. Ganz wichtig ist daher die Reduzierung der Entscheidungsträger.
Ein weiterer Faktor in Sachen Beschleunigung ist die Automatisierung. Hier werden am Markt bereits viele Technologie-Lösungen angeboten, die Unternehmen helfen, zeiteffizient zu rekrutieren. Wo vor wenigen Jahren noch mehrere Personen aus HR, der oberen Führungsebene oder auch Stakeholder anderer Standorte am gleichen Prozess beteiligt waren, kann man heute mit Bewerbermanagementsystemen und innovativen Technologien Entscheidungswege und Verzögerungen minimieren oder gar vermeiden.
Unternehmen sollten ihre Recruitingprozesse regelmäßig auf den Prüfstand stellen. Dabei ist es wichtig, sich in die Rolle eines potenziellen Bewerbers zu begeben, um zu testen, wie reibungslos der Bewerbungsprozess tatsächlich funktioniert. Umständliche Schritte, Fehler und andere Schwachstellen, können so identifiziert und optimiert werden.
Auch können durch das Einholen von direktem Feedback der Bewerber, Prozesse und Geschwindigkeit optimiert werden. So kann das gesamte Potenzial für die Optimierung des Bewerbungsverfahrens gehoben werden.
Wie kann man das Interesse der Kandidaten im Warteprozess aufrechterhalten?
Bewerbern – vor allem Top-Talenten – muss heute eine viel höhere Wertschätzung entgegengebracht werden und Personalverantwortliche müssen echtes Interesse signalisieren. Damit eine positive und emotionale Bindung zum Unternehmen entsteht, ist der persönliche Kontakt mit den Kandidaten ausschlaggebend. Es ist wichtig, die Kommunikation fortlaufend und auf Augenhöhe zu führen und die Bewerber jederzeit über Neuigkeiten im Einstellungsprozess zu informieren.
Nur wenn die Kandidaten transparente Informationen zum Stand der Bewerbung und der nächsten Schritte erhalten, werden sie auch auf ein Ergebnis warten, ohne direkt einer anderen Option den Vorzug zu geben.
Mit standardisierten E-Mails und Phrasen kommen Unternehmen demzufolge heute nicht mehr zum Erfolg, denn Kandidaten wollen während des gesamten Prozesses wissen woran sie sind und das Gefühl haben, dass man sich aktiv um sie bemüht – sonst sind sie schon halb auf dem Absprung.
Über den Autor: Thomas Hartenfels ist Director für die Standorte Düsseldorf und Köln bei der internationalen Personalberatung Robert Walters. In dieser Funktion leitet und koordiniert er die Teams Accounting & Finance, Sales & Marketing, Interim Management sowie IT. Diese unterstützen Kundenunternehmen in Nordrhein-Westfalen bei der Besetzung von Positionen mit Fach- und Führungskräften.
Über Robert Walters: Robert Walters ist als eine der führenden Personalberatungen spezialisiert auf die Besetzung von Fach- und Führungskräften auf allen Managementebenen. In Deutschland besetzt die Personalberatung projektbasierte und permanente Positionen in den Bereichen Accounting & Finance, Banking & Financial Services, Information Technology, Legal sowie Sales & Marketing. Robert Walters wurde im Jahr 1985 gegründet und ist heute in 31 Ländern vertreten.
