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    Der Einkauf als Profiteur des Stammdatenmanagements

    Laura LangerLaura Langer
    November 17, 2017

    Erhebliche Potenziale im Stammdatenmanagement

    Der Einkauf als Profiteur des Stammdatenmanagements

    Die Herausforderungen der digitalen Vernetzung haben den Einkauf in vielen Unternehmen fest im Griff. Auch deshalb wird bei Global Playern und KMU die Stammdatenpflege und -verwaltung regelmäßig vernachlässigt und das diesbezüglich vorhandene Einsparpotenzial nur unzureichend ausgeschöpft.Der vorzufindende und mitunter sehr vielseitige Stammdatenbestand eines Unternehmens ist in der Praxis häufig ein historisches Produkt der vergangenen Jahre oder gar Jahrzehnte. Zudem ist die Stammdatenanlage, deren Pflege sowie Verwaltung in den wenigsten Fällen einheitlich und strukturiert geregelt.

    Dieser Umstand führt häufig zu deutlichen Effizienzverlusten sowie finanziellen Nachteilen. Redundante, unvollständig angelegte oder inaktive Kreditorenstammsätze in den IT-Systemen führen zu Prozessstörungen und -verzögerungen. Auch kann es zu doppelten oder irrtümlichen Zahlungsausgängen kommen. Oder rechtmäßige Gutschriftsbeträge werden nicht ordnungsgemäß verrechnet bzw. zur Auszahlung angefordert.

    VIELFÄLTIGE URSACHEN

    Die Ursachen für eine mangelnde Stammdatenqualität können dabei vielfältiger Natur sein und sind unter anderem tief in den Unternehmen verwurzelt. Beispiele hierfür sind:

    – Dezentrale Verantwortlichkeiten und/oder nicht eindeutig fixierte Vorgehensweisen bei der Beschaffung und bei der Stammdatenpflege

    – Keine unternehmensübergreifenden Richtlinien zur formalen Regelung

    – Unzureichender Datenbestand (doppelte, unvollständige oder veraltete Datensätze)

    – Mangelnde Transparenz in Bezug auf (Tochter-)Gesellschaften und Buchungskreise (sog. Parenting)

    – Unternehmenszusammenschlüsse

    ANREIZE AUS SICHT DES EINKAUFS

    Insbesondere der Einkauf als Schnittstelle zwischen den externen Lieferantenmärkten und den unternehmensinternen Kunden ist als Halter der vielfältigen Lieferantenbeziehungen maßgeblicher Profiteur eines sauberen und gut gepflegten Stammdatenbestandes.

    Ein geregeltes Stammdatenmanagement hilft dem Einkauf seinen Wertbeitrag im Unternehmen auf vielfältige Weise zu steigern und ermöglicht

    – finanzielle Vorteile durch die Vermeidung unberechtigter Zahlungen und das Einlösen berechtigter Gutschriften

    – eine Steigerung der Effizienz durch weniger Prozessstörungen/-verzögerungen

    – eine höhere Aussagekraft von Analysen und Reports durch die Optimierung der Datenqualität

    – die Konzentration der Mitarbeiter auf strategische Prozesse und Aufgaben

    – abteilungsübergreifende Synergien

    – die zunehmende Erfüllung der Rolle des Einkaufs als strategische Querschnittsfunktion im Unternehmen

    Diese Ausführungen gewinnen zusätzlich an Bedeutung, wenn in der Unternehmensorganisation neben der reinen Einkaufstätigkeit auch der Themenstrang der Kreditorenbuchhaltung dem Einkauf organisatorisch zugeordnet ist.

    KOOPERATIVER ANSATZ

    Damit es dem Einkauf gelingt, mögliche Potenziale im Umfeld der Stammdaten zu heben, ist es notwendig, den gesamten Purchase-2-Pay Prozess eines Unternehmens zu durchleuchten und alle interdisziplinären Schnittstellen zu identifizieren und in den Prozess einzubinden.

    Eine praxiserprobte Herangehensweise der STÖHR FAKTOR Unternehmensberatung GmbH besteht dabei in einem kooperativen Ansatz, der in enger Kooperation mit dem Data Mining Spezialisten Transparent Solutions B.V. eine prozessuale Unterteilung in drei Module vorsieht, die jeweils von Fachspezialisten durchgeführt werden:

    Modul 1: Working Capital Rückforderung
    Analyse der Rechnungsdaten und Einfordern unberechtigt geleisteter Zahlungen und ausstehender Gutschriften sowie Anrechnung steuerlicher Ansprüche

    Modul 2: Lieferantenstammdatenbereinigung
    Bereinigung des aktuell im Unternehmen vorzufindenden Kreditorenstamms in Bezug auf doppelte, unvollständige oder inaktive Lieferanten

    Modul 3: Erarbeitung einer Governance
    Aufsetzen einer Richtlinie zur formalen Regelung zukünftiger Prozesse, Vorgehensweisen und beteiligten Schnittstellen im Rahmen des Lieferantenstammdatenmanagements

    Als spezialisiertes Beratungsunternehmen mit Fokus auf die Optimierung und Verknüpfung von Einkauf, Finance und Kostenmanagement unterstützt die STÖHR FAKTOR Unternehmensberatung GmbH, gemeinsam mit Transparent Solutions B.V., Unternehmen bei allen Themenstellungen rund um das Stammdatenmanagement in Einkauf und Finance. Neben unserem erfahrenen und kompetenten Team sind insbesondere unsere Partner die Basis für eine zielgerichtete und effiziente Lösung. Informieren Sie sich jetzt über Ihre Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres bestehenden Stammdatenmanagements.

    STÖHR FAKTOR ist eine inhabergeführte Unternehmensberatung mit Fokus auf die Optimierung und Verknüpfung von Einkauf, Finance und Kostenmanagement.
    Als „Beratungspraktiker“ verfolgen wir bei jedem Projekt das Ziel nachhaltige, ganzheitliche und realisierbare Konzepte zu entwickeln. Unter Anwendung standardisierter Modelle und innovativer Ideen erarbeiten wir individuelle Lösungen mithilfe jahrelanger Praxiserfahrung. Dabei hört unsere Beratungsleistung nicht mit der Verabschiedung des Lösungskonzeptes auf – wir begleiten und unterstützen unsere Kunden bis zur erfolgreichen Umsetzung und Übernahme in den Regelbetrieb.

    Kontakt
    STÖHR FAKTOR Unternehmensberatung GmbH
    Tatjana Stöhr
    Düsselstraße 4a
    40699 Erkrath
    017610337147
    tatjana.stoehr@stoehr-faktor.de
    http://www.stoehr-faktor.de

    Tags : Einkauf, Finanzen, Lieferantenstammdatenmanagement, Purchase-2-Pay
    Laura Langer

    Laura Langer

    Laura ist seit Mitte 2015 als Redakteurin und Marketing Manager bei Business.today Network tätig. Zuvor machte Sie Ihren Master-Abschluss in BWL mit Schwerpunkt Marketing.

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