Betriebsprüfung: Einzelaufzeichnungspflicht und Kassendokumentation
Essen – Unternehmen kennen die Situation: Wenn in ihrem Betrieb eine Betriebsprüfung beginnt, droht das Finanzamt nicht selten mit hohen Zuschätzungen. Insbesondere in bargeldintensiven Geschäftsbranchen z.B. Gastronomie, Einzelhandel, Taxiunternehmen, Apotheken. Für Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, gilt es daher immer wieder zu beleuchten, wie sich Rechtsprechung und Fachliteratur zur Einzelaufzeichnungspflicht und Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung positionieren.
Dies verdeutlicht der Fall einer Gastronomin aus Hamburg, die einen Döner-Imbiss und einen Kiosk betreibt:
Im Rahmen einer bei ihrem Lieferanten durchgeführten Steuerfahndungsmaßnahme gelangte die Steuerfahndung zu dem Ergebnis, dass Schwarzgeldgeschäfte zwischen dem Lieferanten und der Gastronomin getätigt worden sind. Der Lieferant habe Lieferungen an sie verschleiert, damit sie ihren Umsatz habe verkürzen können. Es wurde gegen die Gastronomin ein Steuerstrafverfahren eingeleitet und im Rahmen dieses Verfahrens konnte die Gastronomin weitgehend keine Kassen-Programmierprotokolle – auch nicht die zur erstmaligen Installation – vorlegen. Des Weiteren wurde ein Überwachungsvideo im Döner-Imbiss sichergestellt, welches für einen Monat zeigte, dass Mitarbeiter nicht alle Einnahmen in der Kasse erfassten. Die Betriebsprüfung nahm eine Nachkalkulation des Wareneinsatzes bei der Gastronomin vor und berechnete die daraus erzielbaren Erlöse (Ausbeutekalkulation). Das ist eine häufig und gerne genutzte Methode der Betriebsprüfung.
Es kam zu einer Verhandlung vor dem Finanzgericht Hamburg. Die Entscheidung des Gerichts (Fn.1) lässt sich wie folgt zusammenfassen:
– Entsprechend der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs in München (Fn. 2) kann die einzelne Aufzeichnung eines jeden Barumsatzes für den Steuerpflichtigen unzumutbar sein. Wenn er sich jedoch für den Einsatz eines modernen PC-Kassensystems entscheidet, welches in der Regel sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und eine langfristige Speicherung der Einzelaufzeichnungen ermöglicht, kann sich ein/der Steuerpflichtige(r) nicht mehr auf die Unzumutbarkeit berufen.
– Wenn Programmierprotokolle für ein elektronisches Kassensystem fehlen, berechtigt dies das Finanzamt – jedenfalls bei bargeldintensiven Betrieben (wie bei einem Döner-Imbiss) – zu einer Hinzuschätzung von Umsätzen und Einnahmen (wenn eine Manipulation der Kasse nicht ausgeschlossen werden kann).
– Wenn Überwachungskameras in den Betriebsräumen zeigen, dass Mitarbeiter zahlreiche Barzahlvorgänge nicht im Kassensystem erfasst haben, besteht Anlass, die sachliche Richtigkeit der Buchführung zu beanstanden. D.h.: Das Gericht sieht Videoaufzeichnungen von Mitarbeitern im Kassenbereich (unabhängig von der Tatsache, dass oder ob Datenschutzbestimmungen verletzt wurden) als ein Beweismittel an, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu überprüfen.
Steuerberater Roland Franz stellt klar, dass ein(e) Unternehmer(in) in der Wahl seines/ihres Kassensystems frei ist, weist aber darauf hin, dass besonders oft die Einzelaufzeichnungspflicht bisher für die Apothekenbranche vor den Finanzgerichten thematisiert wurde. Zuletzt stellte das Finanzgericht Münster (Fn. 3) fest, dass ein Apotheker, welcher ein modernes Kassensystem nutzt und in diesem Zusammenhang auch Warenein- und -ausgänge freiwillig aufzeichnet, zur Herausgabe der Aufzeichnungen an den Betriebsprüfer verpflichtet ist.
Das Finanzamt schätzt insbesondere dann, wenn ein(e) Unternehmer(in) Bücher oder Aufzeichnungen, die er/sie nach der Steuergesetzgebung führen muss, nicht vorlegen kann. Denn wenn es an einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung mangelt, wirkt sich dies nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (Fn. 4) auf die Beurteilung der formellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in gleichem Maße (ungünstig) aus, wie das Fehlen von Tagesendsummenbons bei Registrierkassen bzw. wie bei mangelhaften Protokollen über das Auszählen einer offenen Ladenkasse. Mängel an der Dokumentation gelten – so der Bundesfinanzhof – als gewichtiger Mangel an der gesamten Buchführung. Die Folge: Das Gericht sieht eine Berechtigung zur Vollschätzung (!).
„Die bisherige Rechtsprechung zur Frage der Aufzeichnung von Kasseneinzeldaten spricht eine deutliche Sprache. Bei PC-Kassensystemen und sonstigen speicherfähigen Systemen sind sämtliche Kasseneinzeldaten in elektronischer Form zu speichern und in einer Betriebsprüfung auch vorzulegen. Und hierzu gehören nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs auch Programmierprotokolle“, fasst Steuerberater Roland Franz zusammen.
(Fn. 1) FG Hamburg, Beschluss vom 13.8.2018, Az. 2 V 216/17, NWB WAAAG-96773
(Fn. 2) BFH, München, Urteil vom 16.12.2014, Az. X R 29/13, NWB RAAE-88364
(Fn. 3) FG Münster, Urteil vom 28.6.2018, Az. 6 K 1929/15 AO, NWB UAAAG-99104
(Fn. 4) BFH, München, Urteil vom 25.3.2015, Az. X R 20/13, BStBl. 2015, II, S. 743
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