Die geopolitische Lage im Nahen Osten treibt aktuell die Energiepreise in die Höhe – und steigert damit auch den Kostendruck auf Unternehmen. Dabei bleibt ein zentraler Hebel für mehr Effizienz oft ungenutzt: die tatsächliche Nutzung von Büroflächen. Die Workplace-Experience-Plattform deskbird liefert mit dem Desk Sharing Index 2026 nun konkrete Einblicke in deutsche Büros und zeigt Optimierungspotenziale.
Dafür hat deskbird im Zeitraum von Oktober 2025 bis März 2026 Buchungsdaten von rund 30.000 Nutzer:innen in hybriden Unternehmen in den acht größten deutschen Städten sowie von mehr als 12.000 User:innen in Zürich, Wien und Paris analysiert.
// Die Büroanwesenheit bündelt sich stark auf Dienstag und Mittwoch mit zusammen 47,7 % aller Buchungen, während Freitag mit 11,3 % an Relevanz verliert.
// Deutschland bleibt mit durchschnittlich 1,31 Bürotagen pro Woche klar hinter Zürich, Wien und Paris zurück.
// Nur ein Drittel der Schreibtische ausgelastet: Schreibtischauslastung bleibt mit rund 31 % auf niedrigem Niveau. Große und mittlere Unternehmen liegen leicht vor kleinen, insgesamt zeigt sich aber über alle Unternehmensgrößen hinweg eine deutliche Unterauslastung.
// Jeder zweite Parkplatz besetzt: Parkplatzauslastung liegt mit rund 51 % höher, bleibt aber ebenfalls unter dem Potenzial. Unterschiede nach Unternehmensgröße sind gering, die Nutzung ist über die Woche stabil mit klarem Rückgang am Freitag.
Das Hybridbüro schrumpft auf zwei Tage
Die Büroanwesenheit konzentriert sich wie im Vorjahr stark auf die Wochenmitte. Dienstag (24,3 %) und Mittwoch (23,4 %) vereinen zusammen 47,7 % aller Office-Schedulings auf sich und bleiben damit die klar dominierenden Bürotage. Donnerstag, oft als neuer Hybrid-Peak diskutiert, folgt mit 21,8%. Der Freitag verliert weiter an Bedeutung und kommt nur noch auf 11,3 % aller Buchungen. In Frankfurt am Main entfallen sogar nur 9,4 % der Schedulings auf diesen Tag, in Leipzig immerhin 15,4 %. „Die Daten zeigen deutlich, dass sich feste Routinen in der Büroanwesenheit herausbilden. Dienstag und Mittwoch entwickeln sich für viele Teams zu zentralen Präsenztagen, während der Freitag zunehmend an Bedeutung verliert. Wer weiterhin fünf Bürotage plant, arbeitet an der Realität vorbei“, erklärt Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von deskbird. „Die Chance fürs Facility Management: Flächen freitags schließen oder umwidmen, um Kosten zu sparen.“
Große Unternehmen kommen auf durchschnittlich 1,41 Bürotage pro Woche, mittelgroße auf 1,39 und kleine Unternehmen lediglich auf 1,31. Dies zeigt, dass Enterprise-Unternehmen bei der Büropräsenz strukturierter sind als kleinere Unternehmen. Insgesamt setzt sich der Hybrid-Trend aber deutlich durch.
„DACH-Kluft“: Deutschland nutzt Büros weniger – und hält dennoch daran fest
Im deutschen Städtevergleich führen Köln mit durchschnittlich 1,41 Bürotagen pro Woche, Stuttgart (1,38) und München (1,36). Am seltensten kommen Mitarbeitende in Frankfurt am Main (1,25), Leipzig (1,24) und Berlin (1,22) ins Office.
International zeigt sich eine deutliche Kluft: Zürich (1,58 Bürotage pro Woche) und Wien (1,56) führen das Ranking an. Auch Paris liegt mit 1,40 Bürotagen über dem deutschen Durchschnitt von 1,31 Tagen im Office pro Woche. Die Städte im europäischen Ausland sind damit deutlich büroaffiner als ihre deutschen Nachbarn.
Potenzial zur Verkleinerung: Nur ein Drittel der Schreibtische genutzt
Die Schreibtischauslastung im betrachteten Zeitraum liegt in den deutschen Unternehmen bei durchschnittlich 31 %. Die Wochentage mit der höchsten Auslastung sind dabei Dienstag und Mittwoch mit je 36 %, gefolgt von Donnerstag mit 34 % und Montag mit 30 %. Der Freitag liegt mit 19 % abgeschlagen auf dem letzten Rang. Damit bestätigen die aktuellen Daten den Trend aus dem Vorjahr. Auch im Monatsvergleich sind die Werte relativ gleichbleibend und schwanken maximal um 5 %: Die geringste Auslastung zeigt sich im Dezember (28 %), die höchste mit 33 % im November und März. Auch hier sind die Werte vergleichbar mit 2024/25.
Im Städtevergleich liegt Frankfurt am Main mit 37 % Schreibtischauslastung vorn, gefolgt von Hamburg (34 %) sowie Köln und München (je 32 %). Die geringste Auslastung verzeichnen Stuttgart (28 %), Düsseldorf (27 %) und Leipzig (26 %). Frankfurt widersetzt sich zudem dem allgemeinen Trend, nach dem Dienstag und Mittwoch die Tage mit der stärksten Auslastung sind: Der Top-Tag ist dort mit 42 % der Montag.
Wie im vergangenen Jahr sind die Schreibtische in großen Unternehmen mit 32 % am stärksten ausgelastet. Mittlere und kleine Unternehmen tauschen hingegen ihre Ränge: Mittlere Unternehmen holen auf (31 %) und setzen sich vor die kleineren Unternehmen (29 %).
Im internationalen Vergleich liegen Zürich, Wien und Paris mit einer durchschnittlichen Schreibtischauslastung von 36 % leicht vorn. Bei der Auslastung an den einzelnen Wochentagen liegt in den drei Städten Dienstag (43 %) vor Donnerstag (41 %) und Mittwoch (40 %). Auffällig: In den drei Städten weisen kleine Unternehmen mit 38 % die höchste Auslastung auf, während mittlere Unternehmen mit 32 % zurückliegen.
„Unsere Daten zeigen: Deutsche Unternehmen halten an zu vielen Schreibtischen fest. Wenn Arbeitsplätze im Schnitt nur zu einem Drittel genutzt werden, ist das ein klarer Kostenfaktor. Klassische 1:1-Modelle sind damit überholt“, folgert Ivan Cossu. „Moderne Workplace-Strategien arbeiten längst mit flexiblen Desk Ratios. Genau darin liegt ein zentraler Hebel, um Kosten zu senken und Büroflächen effizienter zu nutzen.“
„Ich drehe schon seit Stunden hier so meine Runden“? Nicht bei deutschen Unternehmen!
Etwas stärker als die Schreibtische sind die Parkplätze der untersuchten Unternehmen ausgelastet: bei den deutschen Unternehmen zu durchschnittlich 51 %. Damit liegen die Unternehmen unter dem Vorjahreswert von 54 %. Parkplätze in Zürich, Wien und Paris sind durchschnittlich sogar zu 67 % ausgelastet. In Deutschland sind die Parkplätze freitags am leersten (38 %), an den restlichen Wochentagen liegen die Werte relativ gleichbleibend zwischen 50 % (montags) und 55 % (dienstags und mittwochs). „Auch bei den Parkplätzen verschenken Unternehmen große Potenziale“, schließt Ivan Cossu. „Nur, wer das Parkverhalten analysiert, kann aber auch in Abstimmung mit den Mitarbeitenden z. B. Parkflächen reduzieren und damit Kosten senken. Daten sind damit essenziell, um eigene Kostenfallen zu beheben.“
Datenbasierte Flächenstrategie wird zum Wettbewerbsfaktor
Die Daten des Desk Sharing Index 2026 zeigen deutlich, dass sich hybride Arbeit weiter festigt. Die Büroanwesenheit konzentriert sich auf wenige Tage, während Schreibtische und Parkflächen weiterhin nur teilweise ausgelastet sind. Klassische Bürokonzepte mit gleichmäßiger Nutzung über die Woche hinweg greifen damit immer weniger. Unternehmen stehen vor der großen Herausforderung, ihre Flächen konsequent an das tatsächliche Nutzungsverhalten anzupassen.
Effizienzpotenziale liegen dabei weniger im „Ob“ von Büroarbeit, sondern im „Wie“. Wer Büroflächen datenbasiert steuert, kann Kosten senken und gleichzeitig attraktivere Arbeitsbedingungen schaffen. Flächen flexibel nutzen, Präsenztage gezielt steuern und HR, IT sowie Facility Management eng zu verzahnen, werden zu zentralen Hebeln. Gerade in Zeiten steigender Kosten wird eine realitätsnahe, datengetriebene Büroplanung zum entscheidenden Erfolgsfaktor für hybride Unternehmen.
Über die Erhebung
Im Zeitraum von Oktober 2025 bis März 2026 hat das SaaS-Unternehmen deskbird für den Desk Sharing Index 2026 Buchungsdaten hybrid arbeitender Unternehmen in Deutschland sowie zusätzlich in der Schweiz, Österreich und Frankreich aus seiner digitalen Workplace Experience Plattform ausgewertet. Dafür wurden Daten aus den acht größten deutschen Städten (Berlin, Hamburg, München, Köln, Frankfurt am Main, Stuttgart, Düsseldorf und Leipzig) von 31.458 User:innen der Software für die Büroanwesenheit und von 27.729 User:innen für Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen ausgewertet. Zusätzlich wurden Daten von 12.564 User:innen in Zürich, Wien und Paris erhoben.
Dabei wurden in den deutschen Städten für die Büroanwesenheit gesamt 924.160 Schedulings erfasst, in Zürich, Wien und Paris zusammen 430.810 Schedulings. Für die Auslastung der Schreibtische und Parkplätze wurden in Deutschland insgesamt 794.351 Buchungen analysiert, in Zürich, Wien und Paris insgesamt 431.428.
Die Daten aus Deutschland stammen aus insgesamt 294 (Büroanwesenheit) bzw. 283 (Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen) Unternehmen, darunter 203 kleine Unternehmen (<250 Mitarbeitende), 60 mittelgroße Unternehmen (251 – 1.499 Mitarbeitende) und 31 große Unternehmen ( 1.500 Mitarbeitende). In Zürich, Wien und Paris wurden insgesamt 131 Unternehmen betrachtet, davon 70 kleine, 43 mittelgroße und 18 große.
Über deskbird
deskbird ist Europas führende All-in-One-Plattform für Workplace Management – damit Hybridarbeit keine Arbeit macht. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume und Parkplätze, empfangen Gäste und planen ihre Woche – alles bequem per App, Web, MS Teams oder Slack. deskbird bietet leistungsstarke Analytics für datenbasierte Entscheidungen rund um Flächennutzung, Zusammenarbeit und Bürostrategie. Mehr als 5.000 Büros und über 200.000 User:innen weltweit sparen so Kosten und arbeiten effizienter zusammen.
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