10 Tipps für die optimale Erstellung Ihrer Reiserichtlinie – auch in Home-Office-Zeiten

Zur Zeit sind Geschäftsreisen zwar hauptsächlich auf Eis gelegt, eine gut durchdachte Ausgabenrichtlinie ist trotzdem wichtig um die Kosten im Griff zu behalten. Dazu zählen neben Ausgaben, die während Geschäftsreisen entstehen auch Kosten, die im Home Office entstehen. 

Ein Drittel der Geschäftsreisenden in Deutschland hält sich nicht immer an die Reiserichtlinien und die Reisekostenrichtlinien. Mit fatalen Folgen, denn die Einhaltung der Vorgaben hat direkte Auswirkungen auf die Geschäftsreisekosten: Unternehmen mit einer niedrigen Compliance-Rate der Travel Policy überschreiten eher mal ihr Reisekostenbudget. Der Grund ist simpel: Ohne klare Vorgaben buchen Geschäftsreisende oft nicht nach dem Kosten- sondern dem Komfort-Aspekt.

Umso wichtiger sind klare Regelungen – auch wenn es zeitaufwändig ist, Reiserichtlinien zu erstellen und zu etablieren. Dieser Prozess sollte bereits zu Beginn gut durchdacht und detailliert geplant werden. Der Aufwand lohnt sich, damit Sie nicht zu den 40% der Unternehmen in Deutschland gehören, die ihr geplantes Reisebudget überschreiten.

Da das Arbeiten im Home Office zunehmend an Bedeutung gewinnt, sollte Unternehmen die Gelegenheit nutzen, die betreffenden Richtlinien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie in der neuen Situation zweckdienlich sind. Wenn Unternehmen beispielsweise am Arbeitsplatz kostenlose und subventionierte Lebensmittel zur Verfügung stellen, können Mitarbeiter womöglich einen Anspruch auf Verpflegung während der Home-Office-zeit geltend machen. Und wer seiner Fürsorgepflicht nachkommen will, muss auch auf den Arbeitsplatz im Home Office achten.

Ein praktischer Leitfaden für die Erstellung Ihrer Reiserichtlinie

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• 10 Tipps für die Erstellung einer Reiserichtlinie
• Einen Strukturvorschlag für Ihre Reiserichtlinie
• Ausführliche Textvorlagen
• Richtlinien für Mitarbeiter im Home Office

Leseprobe: 81 Prozent der Unternehmen in Deutschland haben Reiserichtlinien im Einsatz.4 Diese reichen von kurzen Guidelines bis hin zu detaillierten Dokumenten mit zahlreichen Vorgaben für jeden Teilbereich der Geschäftsreise und das Arbeiten im Home-Office. Die Detailtiefe ist abhängig von der Unternehmenskultur und vom Reisevolumen. Eine Basis-Richtlinie sollte grundlegende Hinweise enthalten. Zusätzliche, flexible Inhalte wie Pauschalen, bevorzugte Dienstleister und Hinweise zu Reisezielen können als Anlagen mit direkter Verlinkung aus dem Basisdokument angefügt werden.