Vertrags- und Rechnungsmanagement mit SharePoint optimieren

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In vielen Unternehmen ist Microsoft SharePoint in Windows Serverfarmen bereits installiert oder vorbereitet. Durch Drittanbietererweiterungen kann SharePoint nun auch komfortabel zur Optimierung von Arbeitsabläufen im Bereich Vertrags- und Rechnungsmanagement genutzt werden. Dabei können alle Daten ausgewählter Workflows in Sharepoint abgebildet und in nachgelagerte Zentralsysteme wie SAP per Schnittstelle überführt werden. In der Kombination Sharepoint und SAP wird ein transparenter und effizienter Workflow hergestellt, der deutliche Verbesserungen im Ablauf beinhaltet und zudem durch den Wegfall multipler Logins und Berechtigungen schneller und kostengünstiger ist.

Vor dem Hintergrund, dass in deutschen Unternehmen jährlich über 30 Milliarden Rechnungen versendet werden, können hier signifikante Kosteneinsparungen erzielt werden. Erfahren Sie in unserer Whitepaper-Sammlung, wie Sie mit intelligenten SharePoint-Lösungen Kosten sparen und den Workflow optimieren.

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Whitepaperauszug

Effiziente Wege für die automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung

Um im Wettbewerb bestehen zu können, sind Unternehmen auf schlanke Prozesse und eine optimale Nutzung der Ressourcen angewiesen. Betrachtet man relevante Geschäftsprozesse, verursachen speziell Rechnungseingangsprüfung und -abwicklung hohe Kosten. Lange Durchlaufzeiten, manuelle Bearbeitungen, uneinheitliche Ablagesysteme, unterschiedliche Ordnungskriterien, komplexe Freigabeprozesse sowie unterschiedliche Preis- und Konditionsstrukturen des Rechnungsstellers verursachen hohe Verwaltungskosten und teilweise Skontoverluste.

HENRICHSEN bietet für die automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung – egal die Rechnungen in Papierform oder digital in Ihrem Unternehmen eingehen – ausgereifte und ganzheitliche Lösungen. Von der Erfassung, Extraktion, Klassifi kation bis hin zur revisionssicheren Archivierung bilden wir den gesamten Prozess ab und sorgen für eine nahtlose Integration zu ERP-Systemen wie etwa SAP und Microsoft Dynamics NAV.

Der Prozess

Erfassung

In diesem Schritt werden papierbasierte Rechnungen nach Vorbereitung – z.B. Aufbringung eines Barcodes – mittels eines Scanners digitalisiert. Bereits digital gesendete Rechnungen, meist per E-Mail mit Anhang als PDF mit qualifi zierter Signatur, werden direkt aus dem E-Mail-Postfach nach der automatischen Signaturprüfung in den Erkennungsprozess eingesteuert.

Extraktion

In einem zweiten Schritt wird der gesamte Inhalt der Rechnung ausgelesen und über ein intelligentes Regelwerk die relevanten Daten extrahiert. Das bedeutet, dass die Lösung anhand der vom Beleg ausgelesenen Daten, die zur Buchung notwendigen Informationen, inklusive der Rechnungspositionen, ermittelt.

Klassifikation

Anschließend erfolgt die Prüfung auf formelle Richtigkeit und steuerliche Aspekte. Für international agierende Unternehmen hat HENRICHSEN ein spezielles VAT-Modul entwickelt, eine Lösung zu vollständigen Prüfung von Eingangsrechnungen nach landesspezifi schen Umsatzsteuergesetzen. HENRICHSEN Invoice VAT unterstützt Anwender bei der korrekten Verbuchung der Mehrwertsteuer (Value added Tax) und sichert dem Unternehmen Steuervorteile.

Über LeadFactory

Die B2B LeadFactory ist ein führender Anbieter für digitale Geschäftsanbahnung und unterstützt B2B Unternehmen dabei, mit Hilfe intelligenter Daten neue Kunden für Ihre Produkte zu gewinnen und Vertriebsergebnisse zu maximieren. Darüber hinaus bietet die B2B Leadfactory umfassende Services zur Aktivierung und Weiterqualifizierung bereits vorhandene Kunden- und Interessentenpotenziale an.

Die B2B LeadFactory verfügt über eine der größten branchenübergreifenden Entscheiderdatenbanken mit mehr als 2,3 Mio. Ansprechpartnern in 1,3 Mio. Unternehmen. Durch höchste Präzision in der Zielgruppenansprache, intelligente Online-Formate und individuelle Leadveredelung führt die B2B LeadFactory Anbieter effektiv mit passenden, investitionsbereiten Entscheidern zusammen.

Das Unternehmen wurde 2013 in Hamburg mit der Zielsetzung gegründet, digitale Leadgenerierung für Kunden in den Branchen HR, Sales & Marketing, IT und dem produzierenden Gewerbe zu revolutionieren. Mit der Erfahrung aus mehr als 250 B2B-Kundenprojekten realisieren die Mitarbeiter der B2B LeadFactory GmbH richtungweisendes Lead Relationship Management.

Über Henrichsen

Die Henrichsen AG ist Pionier im Dokumenten- und Enterprise Content Management mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der intelligenten Verknüpfung von Informationen und Prozessen. Das Team versteht die Anforderungen im Mittelstand und hat dies in mehr als 1.800 Projekten persönlich umgesetzt. Seine Leidenschaft ist der Arbeitsplatz der Zukunft, mit echten Lösungen die Menschen die Arbeit erleichtern und die Produktivität und die Entscheidungsqualität steigern, durch die richtige Information zur richtigen Zeit. Ziel der Henrichsen AG ist es, die Entscheidungsqualität und Produktivität der Wissensarbeit bei seinen Kunden zu erhöhen.

Unter der Vision Informationslogistik und dem Mantra „weg vom Suchen, hin zum Finden“ liefert das Team seinen Kunden alles aus einer Hand: von der Beratung über die Implementierung bis hin zur langfristigen Betreuung. Dabei beschäftigt es sich intensiv mit dem digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 6 Standorten erkennen die relevanten IT-Trends und wissen, auf welche Technologien und Lösungen sich mittelständische Unternehmen vorbereiten müssen.

Firmenkontakt
Henrichsen AG
Am Essigberg 3
94315 Straubing
T +49 942 181090
M info@henrichsen.de
W www.henrichsen.de

Pressekontakt
Carsten Baumann
Redaktionsteam IT-Management.today
LeadFactory GmbH
T +49 403 289 052 330
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