Meetings effizient gestalten

Kommunikationsregeln für mehr Respekt, Klarheit und Offenheit

Meetings effizient gestalten
(Bildquelle: Atelier Coaching & Training AG)

Besprechung, Sitzung, Beratungsrunde, (Kreativ-)Treffen oder, Tagung… unter welchem Decknamen auch immer, trotz Telefon- und Webkonferenzen sind persönliche Meetings nicht aus dem Business wegzudenken. Von der Planung des Tagesablaufs, dem regelmäßigen Treffen der Außendienstmitarbeiter, der Information über innerbetriebliche Veränderungen oder Zukunftsperspektiven bis hin zur Aufsichtsrats-/Vorstandssitzung. Überall wird zusammen gesessen und debattiert, manchmal zielführend, ein anderes Mal, so scheint es, nur um des Diskutierens Willen. Am Ende einer Sitzung steht im Idealfall eine Erkenntnis, ein Ergebnis oder ein erreichtes Ziel – zumindest aber ein Beschluss, der die behandelte Thematik zukünftig regelt. „Leider lehrt uns der Alltag, dass manches Meeting ganz und gar nicht diesem Idealfall entspricht“, erklärt Führungs- und Kommunikationstrainer Stefan Häseli . „Die Motivation der Teilnehmer ist oft gering, die Organisation unzureichend, die Moderation mangelhaft, Kommunikation findet nicht wirklich statt – es fehlt schlicht an Sitzungskultur.“ Diese Sitzungskultur lebe in hohem Maß von der Gesprächskultur, so Stefan Häseli, der seinen Teilnehmern folgende Kommunikationsregeln mit auf den Weg gibt, um den Respekt sowie die Klarheit und Offenheit im Meeting zu fördern:

– Meinungsbekundungen knapp, aber klar und deutlich begründen
– Fragen an andere stets begründen („Ich frage, weil… / Ich frage wegen…“)
– Einwände oder Meinungen personalisieren („Ich“ statt „man“)
– Vor dem Widersprechen, die Aussagen des anderen wiederholen (paraphrasieren), um die Verständlichkeit des eigenen Einwands deutlicher zu machen
– Anderen nicht ins Wort fallen / einander aussprechen lassen

Die Verwendung der Ich-Form verpflichte im Gegensatz zum allgemeinen und wenig aussagekräftigen „man“, berichtet dazu Stefan Häseli. Seinen Vorredner zu wiederholen, sei keinesfalls ein Nachäffen, sondern ein Zeichen des Respekts und führe zu einer Verbesserung der Diskussionslandschaft. Die eigene Meinung oder Einwände in der Diskussion zu begründen, bedeute nicht, sich rechtfertigen zu müssen, sondern diene der Sachlichkeit und führe zu Klarheit und Transparenz. Indem jeder Teilnehmer die Motivation hinter seinen Fragen darlegt und begründet, entstehe Offenheit, die Gefahr verborgener Hintergedanken oder Motive werde so weitgehend eliminiert.

„Vorbereitung…
…ist das halbe Leben“, so lehrt uns bereits der Volksmund. Dazu Stefan Häseli: „Im Alltag stoßen wir immer wieder auf Sitzungen, denen es genau an jener fehlt. Oder wir ertappen uns selbst, als Teilnehmer oder – noch schlimmer – als Moderator dabei, nicht oder unzureichend vorbereitet zu sein. Neben grundsätzlichen Rahmenbedingungen, wie Ort, Räumlichkeit und der Auswahl des Teilnehmerkreises (inklusive Einladung), gilt es, die Inhalte sowie den Ablauf des Meetings im Voraus abzustecken.“ Folgende exemplarische Checkliste sorgt für die hierzu nötige Orientierung, damit wichtige Eckpunkte nicht im oft vorherrschenden Stress und Trubel untergehen:

– Thema der Besprechung/ Besprechungspunkt
– Was muss hierzu behandelt werden?
– Warum muss dieser Punkt behandelt werden?
– Was soll in diesem Zusammenhang erreicht werden (Output)?
– Wie kann im Plenum eine Lösung erarbeitet werden?
– Welche Unterlagen und Hilfsmittel werden den Teilnehmern
hierfür zur Verfügung gestellt?
– Welchen Zeitrahmen darf der Besprechungspunkt in Anspruch
nehmen?
Hinweis: Alle weiteren Besprechungspunkte folgen demselben Schema

Der Moderator als Rahmengeber
Ein guter Moderator ist bestrebt, die Sitzung kurzweilig und informativ zu gestalten. Dabei vergisst er nicht den ordnenden Rahmen vorzugeben und bei Nichteinhaltung die Sitzungskultur in die angestrebte Richtung zurückzulenken. Er baut dazu bereits vor dem formellen Sitzungsbeginn in einer Begrüßung den Draht zu den Teilnehmern auf und sucht nach Möglichkeit die persönliche Ansprache „Herr X ist heute für uns weit angereist“, „Frau Y dürfen wir erstmals in unserem Kreis begrüßen“ usw. Zum formellen Sitzungsstart informiert der Leiter über entschuldigte oder später hinzustoßende Mitglieder, erläutert Hauptziele und den groben Fahrplan der Sitzung. Vor dem Übergehen zur Agenda, vergisst der Moderator nicht, die Anwesenden an einzuhaltende Arbeits- und Umgangsregeln zu verweisen, die den reibungslosen, effizienten und ergebnisorientierten Ablauf des Meetings gewährleisten. Auch wenn der Teilnehmerkreis in medias res geht, die Themen und Besprechungspunkte abzuarbeiten, ist der Sitzungsleiter gefragt. Er steuert neben dem Zeitmanagement ebenso die Kommunikation. Indem er Wort erteilt, Fragen stellt, resümierend zusammenfasst, gegebenenfalls visualisiert und die Klarheit von Entscheidungen nachvollzieht sowie notwendige Zwischenpausen anordnet, verleiht er der Veranstaltung einen sowohl disziplinierten als auch arbeitsfreundlichen Rahmen.

Stefan Häseli regt als ehemaliger Kabarettist und gefragter Infotainer täglich dazu an, wirkungsvolle Kommunikation mit Spaß zu erleben. Sein Anspruch ist es, als Moderator und Keynot-Speaker intelligent zu unterhalten. Als Coach und Trainer für Führungs-, Verkaufs- und Kommunikationsthemen begleitet er seit vielen Jahren Führungskräfte in größeren Organisationseinheiten. Durch seine Erfahrungen im Management und einer Theaterausbildung verknüpft er beide Bereiche auf eine sehr wirkungsvolle Art und Weise.

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