Leidiges Thema Kassenführung nach wie vor aktuell

Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz hat prüfungsrelevante Punkte der Finanzverwaltung zusammengestellt

Leidiges Thema Kassenführung nach wie vor aktuell
Steuerberaterin Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz

Nach wie vor ist im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit das leidige Thema Kassenführung aktuell. „Man sollte meinen, im Zeitalter der Technik und der elektronischen Kassensysteme ist dies mittlerweile überholt. Leider lehrt uns die tägliche Praxis im Zusammenhang mit Betriebsprüfungen durch die Finanzämter immer wieder Gegenteiliges. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung“, berichtet Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Velbert, Essen und Düsseldorf.

Nachfolgend hat Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz die prüfungsrelevanten Punkte zusammengestellt, die durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen immer wieder abgefragt bzw. überprüft werden:

Wird eine Tageseinnahme über einen Kassenbericht ermittelt?
Tägliche Kassenbestandsaufnahmen sind für die Berechnung der Tageseinnahmen zwingend erforderlich und auch gegenüber der Finanzverwaltung nachzuweisen. Der Kassenbericht muss täglich geführt werden.

Wird täglich ein Zählprotokoll abgefertigt?
„Einem Betriebsprüfer kann man es nicht klar machen, dass man eine Kassenzählung mit Scheinen und Hartgeld durchführt, ohne ein Zählprotokoll zu erstellen, aus dem hervorgeht, wie viele 100er, 50er, 20er, 10er und wie viele unterschiedliche Münzen am Ende des Tages vorhanden sind. Der eine oder andere wird schmunzeln und die Auffassung vertreten, er kann dies im Kopf; dies mag auch tatsächlich so sein, nur ist dies anscheinend für Betriebsprüfer schwer vorstellbar, da sie immer wieder nach diesen Zählprotokollen fragen“, weiß Steuerberaterin Rau-Franz zu berichten.

Werden täglich die Privatentnahmen und die Privateinlagen aufgezeichnet?

Erfolgen alle Eintragungen im Kassenbericht täglich?
„Bei elektronischen Kassensystemen gibt es darüber hinaus noch viele andere Punkte zu beachten. Heben Sie die Bedienungsanleitung des Kassensystems auf und legen Sie diese nach Anfrage durch die Finanzverwaltung vor“, rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

Gibt es Programmierprotokolle? z. B. von der Erstprogrammierung?
Bitte auch aufbewahren, da diese ebenfalls vorgelegt werden müssen; dazunatürlich auch alle folgenden Änderungsprotokolle.

Liegt für die PC-Kasse/Software ein Testat vor?

Wird täglich ein Z-Abschlag gemacht und aufgehoben?

Sind die Z-Abschläge laufend nummeriert?

Wird die Uhrzeit an der Registrierkasse auf Richtigkeit geprüft?

Für die Prüfung des Einnahmenbereiches sind insbesondere die Umsatzzahlen, Stornierungen, Retouren und die fortlaufende Nummerierung des Z-Zählers wichtig.

Darüber hinaus gibt es sogenannte Tagesjournale, die die ursprünglichen Bonrollen ersetzt haben. Auch diese Tagesjournale müssen ausgedruckt und aufbewahrt werden.

In der Gastronomie werden Kellnerabrechnungen erstellt. Auch diese müssen aufbewahrt werden.

Ist die Kasse kassensturzfähig?
Da die Kasse täglich zu führen ist und auch täglich abzustimmen ist, kann im Rahmen einer Betriebsprüfung seitens des Betriebsprüfers verlangt werden, im Verlauf der Prüfung einen Kassensturz durchzuführen. D. h. am aktuellen Tag der Prüfung wird ein Teilabschlag der Kasse vorgenommen und der materielle Kassenbestand gezählt. Beides muss übereinstimmen.

Wird mit Telecash bzw. Kreditumsätzen gearbeitet?
Die hiermit zusammenhängenden Belege müssen ebenfalls aufbewahrt werden.

Außerdem unterliegen die folgenden Unterlagen der Aufbewahrungsverpflichtung:

Preisverzeichnisse,
Speise- und Getränkekarten,
Schichtzettel im Taxigewerbe.

Auch gibt es branchenspezifische Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten. Haben Sie sich bezüglich Ihrer Branche darüber informiert und falls es derartiges gibt, haben Sie diese Aufzeichnungsverpflichtung eingehalten und die entsprechenden Unterlagen aufbewahrt?

Die Aufbewahrungsverpflichtung für sämtliche Kassenunterlagen beträgt 10 Jahre.

Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz rät dringend, zu prüfen, ob das eigene Aufzeichnungsverhalten mit den obigen Ausführungen konform geht.: „Falls nicht oder falls Unklarheiten auftreten, besteht Beratungsbedarf. Ein kompetenter Steuerberater kann Ihnen diesbezüglich behilflich sein. Besprechen Sie die Punkte mit diesem und ändern Sie Ihr Aufzeichnungsverhalten. Es ist in Ihrem eigenen Interesse“.

Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 40 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.

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